Added execmanual
authorStefanus Du Toit <sjdutoit@csclub.uwaterloo.ca>
Thu, 15 May 2003 13:06:11 +0000 (13:06 +0000)
committerStefanus Du Toit <sjdutoit@csclub.uwaterloo.ca>
Thu, 15 May 2003 13:06:11 +0000 (13:06 +0000)
docs/Makefile
docs/execmanual/Makefile [new file with mode: 0755]
docs/execmanual/book.xml [new file with mode: 0755]
docs/execmanual/vice-president.xml [new file with mode: 0755]

index 6526c20..4320b46 100755 (executable)
@@ -1,6 +1,6 @@
-SUBDIRS = editing-example1 editing-example2 editing-example3
+SUBDIRS = editing-example1 editing-example2 editing-example3 execmanual
 INPUTS = index.xml constitution.xml official.xml machine_usage.xml \
        machine_usage_summary.xml website.xml editing-howto.xml \
        constitution-change-20020920.xml
 
-include ../default.mk
\ No newline at end of file
+include ../default.mk
diff --git a/docs/execmanual/Makefile b/docs/execmanual/Makefile
new file mode 100755 (executable)
index 0000000..0b6e0c7
--- /dev/null
@@ -0,0 +1,36 @@
+STYLESHEET = /usr/share/sgml/docbook/stylesheet/xsl/nwalsh/html/docbook.xsl
+FOSTYLESHEET = /usr/share/sgml/docbook/stylesheet/xsl/nwalsh/fo/docbook.xsl
+XSLTPROC = xsltproc
+XMLS = $(wildcard *.xml)
+HTMLS = $(XMLS:.xml=.html)
+
+#all: book.html book.tex book.pdf
+all: book.html
+
+clean-recurse: clean
+
+clean:
+       rm -f *.html *.fot *.out *.fo *.pdf *.log *.aux *.ps *.dvi *.tex
+
+book.html: $(XMLS)
+
+%.html: %.xml
+       $(XSLTPROC) $(STYLESHEET) $< > $@
+
+%.fo: %.xml
+       $(XSLTPROC) $(FOSTYLESHEET) $< > $@
+
+#%.pdf: %.fo
+#      pdfxmltex $<
+
+%.tex: %.xml
+       openjade -t tex -d /usr/share/sgml/docbook/stylesheet/dsssl/modular/print/docbook.dsl $<
+
+%.dvi: %.tex
+       jadetex $<
+
+%.pdf: %.tex
+       pdfjadetex $<
+
+%.ps: %.dvi
+       dvips -o $@ $<
diff --git a/docs/execmanual/book.xml b/docs/execmanual/book.xml
new file mode 100755 (executable)
index 0000000..2ee7b26
--- /dev/null
@@ -0,0 +1,11 @@
+<?xml version="1.0" standalone="no"?>
+<!DOCTYPE book PUBLIC "-//OASIS//DTD DocBook XML V4.1.2//EN"
+"http://www.oasis-open.org/docbook/xml/4.0/docbookx.dtd"
+[
+<!ENTITY veep SYSTEM "vice-president.xml">
+]>
+
+<book><title>Computer Science Club Exec Manual</title>
+&veep;
+</book>
+
diff --git a/docs/execmanual/vice-president.xml b/docs/execmanual/vice-president.xml
new file mode 100755 (executable)
index 0000000..98da0e2
--- /dev/null
@@ -0,0 +1,236 @@
+<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
+<chapter>
+  <title>Vice President</title>
+
+  <para>This chapter covers various useful notes for the CSC vice president,
+  ranging from who to call for room bookings to how to promote your events.</para>
+
+  <sect1>
+    <title>Planning events</title>
+
+    <para>So, you&#39;re the CSC Vice President and you want to (hopefully)
+    have the CSC host some really cool events this term. This chapter should
+    help you get started with that.</para>
+
+    <para>For starters, the most important thing to remember is this:
+    <emphasis>plan your events early!</emphasis>. I recommend about 2 to 3
+    weeks in advance. This rough timeline should help:</para>
+
+    <itemizedlist>
+      <listitem>
+        <para>2-3 weeks in advance: Get a title and abstract for the event
+        from the speaker as well as a date and time.</para>
+      </listitem>
+
+      <listitem>
+        <para>2 weeks in advance: Book the room and any necessary equipment
+        (projectors etc). Make posters for the event. Make initial
+        announcements on Usenet and possibly by e-mail.</para>
+      </listitem>
+
+      <listitem>
+        <para>2 Days in advance: E-mail <email>credmond@uwaterloo.ca</email>
+        to get the event into the Daily Bulletin. Include a short
+        (one-paragraph) description.</para>
+      </listitem>
+
+      <listitem>
+        <para>Day of the event: Try to be at the event, or find someone who
+        will be to make sure things go smoothly. Remember to get the projector
+        if necessary. If there are people in the room you booked, ask them to
+        leave politely. Mention that you have the room booked. Get
+        refreshments to the room as necessary. Introduce the speaker.</para>
+      </listitem>
+
+      <listitem>
+        <para>After the event: Thank the speaker in front of the audience and
+        applaud. Offer to take the speaker out for dinner. Clean up the room
+        and return any loaned equipment. Write him or her a cheque for any
+        expenses if necessary. For out-of-town speakers a small gift might be
+        nice.</para>
+      </listitem>
+    </itemizedlist>
+
+    <para>The rest of this chapter will outline various tips that should be
+    useful when running events and suggest some events that you might want to
+    run.</para>
+
+    <sect2>
+      <title>Getting ideas and speakers for events</title>
+
+      <para>Obviously you will have to start your planning by coming up with
+      an event. Here are some types of events you might want to hold:</para>
+
+      <itemizedlist>
+        <listitem>
+          <para>Talks held by CSC members. Ask around, there are probably a
+          few members who have interesting things to give talks on. In the
+          past CSC members have given talks about programming languages they
+          like, Operating Systems, research projects, etc.</para>
+        </listitem>
+
+        <listitem>
+          <para>Talks held by Faculty: Simply ask your CS profs, or get other
+          exec to ask their profs or interesting faculty. Approaching faculty
+          in person might get you better results than e-mailing, but be sure
+          to follow up with an e-mail so that you have something written to
+          remind them.</para>
+        </listitem>
+
+        <listitem>
+          <para>Out-of-town speakers. The <ulink
+          url="http://www.acm.org/chapters/stu/">ACM student chapter website</ulink>
+          has a section called &#34;Lectureship series&#34; where you can find
+          information on getting an ACM Distinguished Lecturer. You can also
+          simply approach interesting people (in Academia, Industry or the
+          Free Software scene) by e-mail and ask them if they&#39;d like to
+          come and give a talk (or a few talks). Don&#39;t be afraid to ask
+          high-profile people, the worst you can get is a &#34;no.&#34; Be
+          sure to have the treasurer budget money to pay for the guest
+          speaker&#39;s expenses. If you can, try to pay for travel expenses
+          (unless the speaker offers), but at the very least arrange for meals
+          and accomodation as well as transport from the airport or bus/train
+          station if necessary.</para>
+        </listitem>
+
+        <listitem>
+          <para>Special events. In the past we&#39;ve had an event called
+          &#34;Pints with Profs&#34; where we invited the CS faculty (<email>cs-faculty@cs.uwaterloo.ca</email>)
+          and any interested CS students to come out to a pub. The Bomber is a
+          convenient location but we&#39;ve found their catering to be
+          expensive. Weaver&#39;s Arms (in WCRI) might be a good alternative.
+          Be sure to budget this with Mathsoc, so you can pay for free food.
+          Try to get both meat and vegetarian alternatives (e.g. Wings and
+          Veggie Platters). Make sure you publicise this event very well, and
+          don&#39;t hesitate to ask the profs to announce it in class (giving
+          them overheads might be a good idea). This is definitely an event
+          you should try to hold. If you can think of any other special
+          events, go right ahead, be creative! Be sure to add them here.</para>
+        </listitem>
+
+        <listitem>
+          <para>Tutorials. Usually we hold a few UNIX tutorials at the
+          beginning of the term. These are quite popular and you can get
+          Faculty (especiall the first and second-year CS profs) to announce
+          them in class. Be sure to book a lab. If there are more than one or
+          two other people in the lab, politely ask them to leave - in our
+          experience, asking such groups to be quiet doesn&#39;t usually work
+          very well. Aside from UNIX you could have tutorials for LaTeX, some
+          programming language, some programming problem (e.g. &#34;Writing a
+          raytracer&#34;) or anything you think would be useful for people to
+          learn. </para>
+        </listitem>
+
+        <listitem>
+          <para>Contests. Programming contests can be a lot of fun and will
+          certainly raise interest in the club. Try to get nice prizes so that
+          you can attract a large group of contestants. Be sure to have the
+          rules and the environment set up early on. Game solving contests are
+          a good idea (this can range from writing programs to play
+          rock-paper-scissors to having programs compete at playing chess),
+          demo programming contests can also be fun or you might go for
+          something more useful. It&#39;s up to you - be creative!</para>
+        </listitem>
+
+        <listitem>
+          <para>Anything else you can think of. Be imaginative and ask for
+          suggestions. The ACM website also has some good suggestions for
+          events. Don&#39;t limit yourself to computer-related events - a
+          volleyball match against the Pure Math Club might be fun.</para>
+        </listitem>
+      </itemizedlist>
+    </sect2>
+
+    <sect2>
+      <title>Announcing the event: Posters and Posts</title>
+
+      <para>Once you have the abstract and the room booked you should get the
+      word out. For starters you should send an announcement to the uw.csc
+      newsgroup and possibly to the members by e-mail (try to reserve the
+      latter for special events, although an update with upcoming events every
+      now and then might be a good idea).</para>
+
+      <para>You&#39;ll also want to make printed posters. Simon Law made a
+      <filename>cscposter.cls</filename> file for LaTeX which can be used to
+      generate nice-looking posters in letter format. Try to not have too much
+      text on the posters so that they grab more attention. Getting posters
+      out earlier rather than later is definitely beneficial. To actually
+      distribute posters you should use several methods:</para>
+
+      <itemizedlist>
+        <listitem>
+          <para>Put up the posters on the CSC boards. There are 3 boards: a
+          small one right by the door of MC3036, a large one in the 3rd floor
+          hallway of the MC and another large one on the second floor of the
+          MC (directly below the third floor hallway).</para>
+        </listitem>
+
+        <listitem>
+          <para>Give 6 posters to Mathsoc. Just drop by 6 posters in the
+          Mathsoc office and they&#39;ll put them up around the MC and DC.</para>
+        </listitem>
+
+        <listitem>
+          <para>Make use of the FEDS poster run. FEDS offers a (reasonably
+          cheap) poster run where they will distribute many posters around
+          campus. Check the <ulink
+          url="http://www.feds.uwaterloo.ca/services/marketing.html">FEDS
+          marketing website</ulink> for pricing and information on how to use
+          it. While we aren&#39;t a FEDS club, we are part of MathSoc, so try
+          to get the &#34;student society&#34; price. Also, make sure you
+          budget for this from Mathsoc, you can probably get funds from them
+          to use this.</para>
+        </listitem>
+      </itemizedlist>
+
+      <para>There are other ways to get people to know about the event. If the
+      event is relevant to classes, try to convince profs to announce it in
+      class (giving them an overhead with the details is a good idea). Also,
+      have the event announced in the Daily Bulletin (a daily update on the UW
+      website about what&#39;s happening on campus). To do so, e-mail Chris
+      Redmond (<email>credmond@uwaterloo.ca</email>).</para>
+
+      <para>Word of mouth is another important channel. Tell others in the CSC
+      (both executives and members) to tell their friends about events. Tell
+      your own friends and classmates about events that they might find
+      interesting. Word of mouth is often how events get most of their
+      publicity.</para>
+
+      <para>Lastly, you&#39;ll want to add the event to the website. Contact
+      the CSC webmaster (or if there is none, the sysadmin) to have him or her
+      do that for you, or find out how to do it yourself. This way others can
+      check for events on the website, and you can also conveniently point
+      people there if they ask, &#34;What events is the CSC offering this
+      term?&#34;</para>
+    </sect2>
+  </sect1>
+
+  <sect1>
+    <title>Useful contacts</title>
+
+    <itemizedlist>
+      <listitem>
+        <para>For bookings call Donna Schell at extension 2207 (she can book
+        rooms in any building) or e-mail her at <email>dschell@uwaterloo.ca</email>.
+        You might also want to contact ICR about booking the ICR conference
+        rooms, which include AV facilities. See the <ulink
+        url="http://www.icr.uwaterloo.ca/">ICR homepage</ulink>.</para>
+      </listitem>
+
+      <listitem>
+        <para>AV stuff should be handled through AV services at extension
+        3033. Keys for AV stuff can be obtained at E2 1309. Note that they
+        will charge you $80 if you intend to use a projector (and that&#39;s
+        non-refundable - apparently bulbs are expensive and need to be
+        replaced often).</para>
+      </listitem>
+
+      <listitem>
+        <para>You can try getting a projector from MFCF/CSCF. You probably
+        want to talk to Dave Gawley, <email>dlgawley@cs.uwaterloo.ca</email>.
+        He&#39;s been really friendly to the CSC in the past and is a cool guy
+        in general.</para>
+      </listitem>
+    </itemizedlist>
+  </sect1>
+</chapter>
\ No newline at end of file