markdowned constitution
[public/www-new.git] / srv / About / Constitution / index.md
1 <h2>1. </h2>
2 The name of this organization shall be the "Computer Science Club
3 of the University of Waterloo".
4
5 <a id="purpose"></a><h2>2. Purpose</h2>
6
7 <ol><li>The Club is organized and will be operated exclusively for educational
8 and scientific purposes in furtherance of:
9 <ul>
10 <li>a) promoting an increased knowledge of computer science and its applications.</li>
11 <li>b) promoting a greater interest in computer science and
12 its applications; and</li>
13 <li>c) providing a means of communication between persons
14 having interest in computer science.</li>
15 </ul>
16 </li>
17
18 <li> the above purposes will be fulfilled by the organization of
19 discussions and lectures with professionals and academics in the field
20 of computer science and related fields, co-operation with the Student
21 Chapter of the ACM of the University of Waterloo, the maintenance of a
22 library of materials related to computer science, the maintenance of
23 an office containing the library as an aid to aim (<a href="#comm">1c</a>) above, and such other means as
24 decided by the club membership.</li>
25 </ol>
26
27 <a id="membership"></a><h2>3. Membership</h2>
28
29 <ol>
30
31 <li>In compliance with MathSoc regulations and in recognition of the club being primarily targeted at undergraduate students, full membership is open
32 to all Social Members of the Mathematics Society
33 and restricted to the same.</li>
34
35 <li> Affiliate membership in this Club shall be open to all other
36 persons.  Affiliate members shall have all the rights of full members
37 except for the rights of voting and holding executive office.</li>
38
39 <li> A person is not a member until he or she has paid
40 the current membership
41 fee and has been issued a membership card.
42 Membership lasts until the end of the term in which it was issued.
43 The membership card indicates, at least, a member's name, membership number,
44 the term for which the membership is valid, and an indication that
45 the member is an associate member, if indeed that is true.
46 The membership fee is set from time to time by the Executive.</li>
47 </ol>
48 <a id="officers"></a><h2>4. Officers</h2>
49
50 <ol><li> The officers of the Club shall be:
51 <ol><li> President</li>
52 <li> Vice-President</li>
53 <li> Secretary</li>
54 <li> Treasurer</li>
55 <li> System Administrator</li>
56
57 </ol></li>
58
59 <li> The faculty advisor shall be an ex-officio member of the
60         Club.</li>
61
62 <li> The choice of officers shall be limited to full members of the
63         Club.</li>
64
65 <li> All officers, other than the System Administrator, shall be
66 elected at a meeting to be held no later than three weeks after the
67 start of each school term, such start defined as the beginning of
68 lectures in the Winter and Spring terms, and as the beginning of
69 Orientation Week in the Fall term.</li>
70
71 <li> The election of officers shall be accomplished by the following
72         procedure:
73
74 <ol>
75
76 <li> The past executive shall choose a willing Chief Returning
77 Officer, with duties defined below, set an election date, and set a
78 date for the opening of nominations such that the nomination period
79 (from the opening of nominations to 4:30 P.M.  on the day preceding
80 the elections) is at least one week.</li>
81
82 <li> Announcements of the election and the nomination procedure must
83 be distributed to all members by one or more of electronic mail,
84 Usenet, or posters in at least the Math and Computer building.</li>
85
86 <li> During the nomination period, the Chief Returning Officer (CRO)
87 shall be available to receive nominations for the posts of officers of
88 the club, either in person, by depositing nomination forms in the
89 CSC's mailbox in the MathSoc office, or by writing the nomination in a
90 place in the CSC office to be specified by the CRO.</li>
91
92 <li> A nomination shall consist of the nominee's name, and post(s)
93 nominated for.  Nominees must be full members of the Computer Science
94 Club.</li>
95
96 <li> The election shall commence with the offering of memberships for
97 sale.  After a reasonable time, control of the meeting is given to the
98 CRO who will manage the election of the President, Vice-President,
99 Treasurer, and Secretary, in that order.  Each election shall be
100 carried out by secret ballot, in a manner to be decided on by the CRO,
101 with the approval of the membership.  An accurate count of votes for
102 each candidate for each position must be made and recorded by the CRO.
103 A simple heads-down-hands-up method is considered acceptable.  As soon
104 as possible the CRO will announce the results of the election and the
105 winner will be removed from subsequent contests.  If this removal or
106 lack of nominations results in a vacant post, elections for such posts
107 may not be held at the election meeting, but elections for such posts
108 may be held at a later date, in accordance with the election
109 procedures.  The membership decides whether or not to hold extra
110 elections.</li>
111 </ol>
112 </li>
113
114 <li> Following the elections, it is the responsibility of the new executive
115 to select a System Administrator.  The selection of System Administrator must
116 then be ratified by the membership of the Club.  If a suitable System
117 Administrator is not available, then the executive may delay their selection
118 until one becomes available.  In this case the selection of System
119 Administrator must be ratified at the next meeting of the Club.</li>
120
121 <li> The faculty advisor shall be appointed by the present executive council
122 within three (3) weeks of each term's elections.  The faculty
123 advisor shall be a person having membership in the Association for Computing
124 Machinery and having a genuine interest in the Club.</li>
125
126 <li> Any two offices may be held by a single person if the President
127 deems this advisable, subject to the consent of the membership.</li>
128
129 <li> In the case of a resignation of an officer or officers, the membership
130 may call elections to replace such officer(s).
131 If they are called, they must follow the given election procedure.
132 Such elections would be for all offices which are vacant.</li>
133 </ol>
134 <a id="duties"></a><h2>5. Duties of Officers</h2>
135 <ol>
136
137 <li> The duties of the President shall be:
138
139 <ol>
140 <li> to call and preside at all general, special, and executive
141 meetings of the Club;</li>
142
143 <li> to appoint all committees of the Club and the committee chairmen
144 of such committees, except the chairman of the programmes committee;
145 and</li>
146
147 <li> to audit, or to appoint a representative to audit, the financial
148 records of the club at the end of each academic term.</li>
149
150 </ol>
151 </li>
152
153 <li> The duties of the Vice-President shall be:
154 <ol><li> to assume the duties of the President
155 in the event of the President's absence;</li>
156 <li> to act as chairman of the programmes committee; and</li>
157 <li> to assume those duties of the President
158 that are delegated to him by the President.</li>
159
160 </ol>
161 </li>
162
163 <li> The duties of the Secretary shall be:
164 <ol><li> to keep minutes of all Club meetings;</li>
165 <li> to prepare the annual Club report for
166 approval by the executive council;</li>
167 <li> to care for all Club correspondence;</li>
168 </ol>
169 </li>
170
171 <li> The duties of the Treasurer shall be:
172 <ol>
173 <li> to collect dues and maintain all financial and membership records;</li>
174 <li> to produce a financial or membership statement when requested;</li>
175 </ol>
176 </li>
177
178 <li> The duties of the System Administrator shall be:
179 <ol>
180 <li> to chair the Systems Committee</li>
181
182 <li> to perform in conjunction with the Systems Committee, the duties listed
183 in <a href="#sysduties">7.2</a>.</li>
184 </ol>
185 </li>
186 </ol>
187 <a id="executive"></a><h2>6. Executive Council</h2>
188 <ol>
189
190 <li> The executive council shall consist of the present officers of
191 the Club and the faculty advisor.  The new executive council shall
192 take effect immediately following the installation of new officers or
193 a new faculty advisor.</li>
194
195 <li> The executive council has the power of a general assembly, though
196 an actual general assembly may overrule its decisions.  Minutes of the
197 executive council meetings shall be available for inspection by any
198 member of the Club and shall be filed with the Club records.  Further,
199 all recent executive council decisions shall be announced at the next
200 regular meeting of the club.</li>
201
202 </ol>
203 <a id="committees"></a><h2>7. Committees</h2>
204 <h3>1. Programme Committee</h3>
205 <ol><li>The programme committee shall be a standing committee.</li>
206 <li> The programme committee shall plan and arrange meetings of the Club in
207 accordance with apparent membership interests and the aims of the
208 Club as set forth in Section <a href="#purpose">2</a>.</li>
209
210 <li> The programme committee shall be responsible to the executive
211 council.</li>
212 </ol>
213
214 <h3><a id="sysduties"></a>2. Systems Committee</h3>
215
216 <ol><li> The Systems Committee will be a standing committee, chaired by the 
217 Systems Administrator.</li>
218 <li> The Executive Council shall appoint members to the Systems Committee.
219 Such members should show interest and ability in Systems Administration.</li>
220 <li> The Systems Committee will collectively, under the leadership of the
221 Systems Administrator,
222 <ol><li> to operate any and all equipment in the possession of the Club.</li>
223 <li> to maintain and upgrade the software on equipment that is operated by
224 the Club.</li>
225
226 <li> to facilitate the use of equipment that is operated by the
227           Club.</li>
228
229 </ol></li></ol>
230
231 <h3>3. Library Committee</h3>
232
233 <ol><li> The library committee will be a standing committee, headed by the
234 Librarian of the Computer Science Club.</li>
235 <li> The Librarian shall be selected by the Executive Council.</li>
236 <li> Either the Executive Council or the Librarian may appoint members to
237 the library committee.</li>
238
239 <li> The library committee will be responsible for
240 <ol><li> purchasing new materials to be added to the Computer Science Club
241 library, with a target amount of money to spend indicated by the Treasurer;</li>
242 <li> keeping the library in some semblance of order;</li>
243 <li> in conjunction with the Systems Committee, maintaining an up-to-date,
244 online record of the materials in the library.</li>
245 </ol></li></ol>
246
247
248 <h3>4. Other Committees</h3>
249
250 <ol>
251 <li> The President, with approval of the executive council, may appoint such
252 temporary committees as is deemed necessary.</li>
253 </ol>
254 <a id="meetings"></a><h2>8. Meetings</h2>
255
256 <ol><li> General meetings of the Club shall
257 be called at times designated by the
258 executive council, at the recommendations of the programme committee.</li>
259 <li> Special meetings may be called at any time
260 deemed necessary by the executive council or
261 by the faculty advisor.</li>
262 <li> All members shall be notified at
263 least two days prior to a forthcoming meeting.
264 Electronic mail and/or posting to Usenet will be considered sufficient
265 notification, though other forms of notification are also encouraged.</li>
266
267 <li> The Club shall hold meetings only in places
268 that are open to all members
269 of the Club.</li>
270 </ol>
271 <a id="finances"></a><h2>9. Finances</h2>
272
273 <ol>
274
275 <li> The Treasurer shall present to the Club, before the end of each
276 academic term, a complete financial statement of the past period, and
277 a tentative budget for the following academic term.</li>
278
279 <li> The Treasurer shall present, as part of the tentative budget, a
280 recommended fee to be levied on the members in the following academic
281 period.</li>
282
283 <li> The signing officers shall be the Treasurer, and one of the
284 President or Vice-President.</li>
285
286 <li> At the end of each term, the President or his/her representative shall ensure
287 that the financial records are complete and accurate.</li>
288 </ol>
289 <a id="amendments"></a><h2>10. Amendments and Procedures</h2>
290 <ol><li> Amendments to the constitution shall be made in the following
291 manner:
292
293 <ol><li> the proposed amendment shall be announced to all members via
294 one or more of
295
296 <ol><li> a general meeting</li>
297
298 <li> electronic mail</li>
299 <li> Usenet</li>
300 </ol></li>
301 <li> the proposed amendment shall be made available for viewing by all
302 members in the Computer Science Club office;</li>
303 <li> A business meeting shall be held
304 at least seven (7) days after the announcement and no more than thirty (30) days after;</li>
305 <li> At this business meeting,
306 the amendment shall be read again and voted upon.
307 Two thirds of those present
308 and voting shall be required to carry the amendment;</li>
309 </ol></li>
310
311 <li> A quorum necessary for the conduct of business
312 is defined as fifteen (15) members
313 or 2/3 of the membership, whichever is smaller.</li>
314
315 <li> Rulings on any point of procedure
316 not included in this constitution shall be
317 made by the President with approval of the faculty advisor.</li>
318 <li> The executive council must bring before the members,
319 within three (3) weeks,
320 any motions with the
321 signatures of ten (10) members affixed to it.</li>
322 <li> For a normal motion to pass, a simple majority is required.
323 For motions of impeachment and motions calling for new elections, a 2/3
324 majority is required, as is seven (7) days notice of voting on such a motion.
325 In addition, if such a motion is defeated, it cannot be brought before the
326 Club again within sixty (60) days.</li>
327 </ol>
328 <a id="dissolution"></a><h2>11. Dissolution</h2>
329
330 <ol><li> In the event of dissolution of the Club,
331 all assets of the Club shall be
332 transferred to the Mathematics Society of the University of Waterloo.</li>
333 </ol>
334
335 <a id="resources"></a><h2>12. Use of Club Resources</h2>
336
337 <ol><li> All resources under control of the Club are to be used in accordance with
338 the aims of the Club.</li>
339
340 <li> The President and Vice-President are jointly responsible
341 for the proper use of all Club
342 resources, except that the entire executive is responsible for the main Club
343 account on the main Math Faculty Computing Facility computer.
344 Permission to use a resource is automatically granted to someone responsible
345 for that resource, and optionally as determined by unanimous vote of those
346 responsible for a resource.
347 Granting permission to someone to use a resource does not make that person
348 responsible for the proper use of the resource, although the user is, of
349 course, responsible to the person granting permission.</li>
350 </ol>
351 <a id="revision"></a><h2>Revision</h2>
352
353 <p>The constitution was last revised on 5 February 2004.</p>