markdowned constitution
authorJennifer Yeelam Wong <jy2wong@corn-syrupcorn-syrup.(none)>
Fri, 24 Feb 2012 18:50:04 +0000 (13:50 -0500)
committerJennifer Yeelam Wong <jy2wong@corn-syrupcorn-syrup.(none)>
Fri, 24 Feb 2012 18:50:04 +0000 (13:50 -0500)
srv/About/Constitution/index.md [new file with mode: 0644]

diff --git a/srv/About/Constitution/index.md b/srv/About/Constitution/index.md
new file mode 100644 (file)
index 0000000..a6c011d
--- /dev/null
@@ -0,0 +1,353 @@
+<h2>1. </h2>
+The name of this organization shall be the "Computer Science Club
+of the University of Waterloo".
+
+<a id="purpose"></a><h2>2. Purpose</h2>
+
+<ol><li>The Club is organized and will be operated exclusively for educational
+and scientific purposes in furtherance of:
+<ul>
+<li>a) promoting an increased knowledge of computer science and its applications.</li>
+<li>b) promoting a greater interest in computer science and
+its applications; and</li>
+<li>c) providing a means of communication between persons
+having interest in computer science.</li>
+</ul>
+</li>
+
+<li> the above purposes will be fulfilled by the organization of
+discussions and lectures with professionals and academics in the field
+of computer science and related fields, co-operation with the Student
+Chapter of the ACM of the University of Waterloo, the maintenance of a
+library of materials related to computer science, the maintenance of
+an office containing the library as an aid to aim (<a href="#comm">1c</a>) above, and such other means as
+decided by the club membership.</li>
+</ol>
+
+<a id="membership"></a><h2>3. Membership</h2>
+
+<ol>
+
+<li>In compliance with MathSoc regulations and in recognition of the club being primarily targeted at undergraduate students, full membership is open
+to all Social Members of the Mathematics Society
+and restricted to the same.</li>
+
+<li> Affiliate membership in this Club shall be open to all other
+persons.  Affiliate members shall have all the rights of full members
+except for the rights of voting and holding executive office.</li>
+
+<li> A person is not a member until he or she has paid
+the current membership
+fee and has been issued a membership card.
+Membership lasts until the end of the term in which it was issued.
+The membership card indicates, at least, a member's name, membership number,
+the term for which the membership is valid, and an indication that
+the member is an associate member, if indeed that is true.
+The membership fee is set from time to time by the Executive.</li>
+</ol>
+<a id="officers"></a><h2>4. Officers</h2>
+
+<ol><li> The officers of the Club shall be:
+<ol><li> President</li>
+<li> Vice-President</li>
+<li> Secretary</li>
+<li> Treasurer</li>
+<li> System Administrator</li>
+
+</ol></li>
+
+<li> The faculty advisor shall be an ex-officio member of the
+       Club.</li>
+
+<li> The choice of officers shall be limited to full members of the
+       Club.</li>
+
+<li> All officers, other than the System Administrator, shall be
+elected at a meeting to be held no later than three weeks after the
+start of each school term, such start defined as the beginning of
+lectures in the Winter and Spring terms, and as the beginning of
+Orientation Week in the Fall term.</li>
+
+<li> The election of officers shall be accomplished by the following
+       procedure:
+
+<ol>
+
+<li> The past executive shall choose a willing Chief Returning
+Officer, with duties defined below, set an election date, and set a
+date for the opening of nominations such that the nomination period
+(from the opening of nominations to 4:30 P.M.  on the day preceding
+the elections) is at least one week.</li>
+
+<li> Announcements of the election and the nomination procedure must
+be distributed to all members by one or more of electronic mail,
+Usenet, or posters in at least the Math and Computer building.</li>
+
+<li> During the nomination period, the Chief Returning Officer (CRO)
+shall be available to receive nominations for the posts of officers of
+the club, either in person, by depositing nomination forms in the
+CSC's mailbox in the MathSoc office, or by writing the nomination in a
+place in the CSC office to be specified by the CRO.</li>
+
+<li> A nomination shall consist of the nominee's name, and post(s)
+nominated for.  Nominees must be full members of the Computer Science
+Club.</li>
+
+<li> The election shall commence with the offering of memberships for
+sale.  After a reasonable time, control of the meeting is given to the
+CRO who will manage the election of the President, Vice-President,
+Treasurer, and Secretary, in that order.  Each election shall be
+carried out by secret ballot, in a manner to be decided on by the CRO,
+with the approval of the membership.  An accurate count of votes for
+each candidate for each position must be made and recorded by the CRO.
+A simple heads-down-hands-up method is considered acceptable.  As soon
+as possible the CRO will announce the results of the election and the
+winner will be removed from subsequent contests.  If this removal or
+lack of nominations results in a vacant post, elections for such posts
+may not be held at the election meeting, but elections for such posts
+may be held at a later date, in accordance with the election
+procedures.  The membership decides whether or not to hold extra
+elections.</li>
+</ol>
+</li>
+
+<li> Following the elections, it is the responsibility of the new executive
+to select a System Administrator.  The selection of System Administrator must
+then be ratified by the membership of the Club.  If a suitable System
+Administrator is not available, then the executive may delay their selection
+until one becomes available.  In this case the selection of System
+Administrator must be ratified at the next meeting of the Club.</li>
+
+<li> The faculty advisor shall be appointed by the present executive council
+within three (3) weeks of each term's elections.  The faculty
+advisor shall be a person having membership in the Association for Computing
+Machinery and having a genuine interest in the Club.</li>
+
+<li> Any two offices may be held by a single person if the President
+deems this advisable, subject to the consent of the membership.</li>
+
+<li> In the case of a resignation of an officer or officers, the membership
+may call elections to replace such officer(s).
+If they are called, they must follow the given election procedure.
+Such elections would be for all offices which are vacant.</li>
+</ol>
+<a id="duties"></a><h2>5. Duties of Officers</h2>
+<ol>
+
+<li> The duties of the President shall be:
+
+<ol>
+<li> to call and preside at all general, special, and executive
+meetings of the Club;</li>
+
+<li> to appoint all committees of the Club and the committee chairmen
+of such committees, except the chairman of the programmes committee;
+and</li>
+
+<li> to audit, or to appoint a representative to audit, the financial
+records of the club at the end of each academic term.</li>
+
+</ol>
+</li>
+
+<li> The duties of the Vice-President shall be:
+<ol><li> to assume the duties of the President
+in the event of the President's absence;</li>
+<li> to act as chairman of the programmes committee; and</li>
+<li> to assume those duties of the President
+that are delegated to him by the President.</li>
+
+</ol>
+</li>
+
+<li> The duties of the Secretary shall be:
+<ol><li> to keep minutes of all Club meetings;</li>
+<li> to prepare the annual Club report for
+approval by the executive council;</li>
+<li> to care for all Club correspondence;</li>
+</ol>
+</li>
+
+<li> The duties of the Treasurer shall be:
+<ol>
+<li> to collect dues and maintain all financial and membership records;</li>
+<li> to produce a financial or membership statement when requested;</li>
+</ol>
+</li>
+
+<li> The duties of the System Administrator shall be:
+<ol>
+<li> to chair the Systems Committee</li>
+
+<li> to perform in conjunction with the Systems Committee, the duties listed
+in <a href="#sysduties">7.2</a>.</li>
+</ol>
+</li>
+</ol>
+<a id="executive"></a><h2>6. Executive Council</h2>
+<ol>
+
+<li> The executive council shall consist of the present officers of
+the Club and the faculty advisor.  The new executive council shall
+take effect immediately following the installation of new officers or
+a new faculty advisor.</li>
+
+<li> The executive council has the power of a general assembly, though
+an actual general assembly may overrule its decisions.  Minutes of the
+executive council meetings shall be available for inspection by any
+member of the Club and shall be filed with the Club records.  Further,
+all recent executive council decisions shall be announced at the next
+regular meeting of the club.</li>
+
+</ol>
+<a id="committees"></a><h2>7. Committees</h2>
+<h3>1. Programme Committee</h3>
+<ol><li>The programme committee shall be a standing committee.</li>
+<li> The programme committee shall plan and arrange meetings of the Club in
+accordance with apparent membership interests and the aims of the
+Club as set forth in Section <a href="#purpose">2</a>.</li>
+
+<li> The programme committee shall be responsible to the executive
+council.</li>
+</ol>
+
+<h3><a id="sysduties"></a>2. Systems Committee</h3>
+
+<ol><li> The Systems Committee will be a standing committee, chaired by the 
+Systems Administrator.</li>
+<li> The Executive Council shall appoint members to the Systems Committee.
+Such members should show interest and ability in Systems Administration.</li>
+<li> The Systems Committee will collectively, under the leadership of the
+Systems Administrator,
+<ol><li> to operate any and all equipment in the possession of the Club.</li>
+<li> to maintain and upgrade the software on equipment that is operated by
+the Club.</li>
+
+<li> to facilitate the use of equipment that is operated by the
+         Club.</li>
+
+</ol></li></ol>
+
+<h3>3. Library Committee</h3>
+
+<ol><li> The library committee will be a standing committee, headed by the
+Librarian of the Computer Science Club.</li>
+<li> The Librarian shall be selected by the Executive Council.</li>
+<li> Either the Executive Council or the Librarian may appoint members to
+the library committee.</li>
+
+<li> The library committee will be responsible for
+<ol><li> purchasing new materials to be added to the Computer Science Club
+library, with a target amount of money to spend indicated by the Treasurer;</li>
+<li> keeping the library in some semblance of order;</li>
+<li> in conjunction with the Systems Committee, maintaining an up-to-date,
+online record of the materials in the library.</li>
+</ol></li></ol>
+
+
+<h3>4. Other Committees</h3>
+
+<ol>
+<li> The President, with approval of the executive council, may appoint such
+temporary committees as is deemed necessary.</li>
+</ol>
+<a id="meetings"></a><h2>8. Meetings</h2>
+
+<ol><li> General meetings of the Club shall
+be called at times designated by the
+executive council, at the recommendations of the programme committee.</li>
+<li> Special meetings may be called at any time
+deemed necessary by the executive council or
+by the faculty advisor.</li>
+<li> All members shall be notified at
+least two days prior to a forthcoming meeting.
+Electronic mail and/or posting to Usenet will be considered sufficient
+notification, though other forms of notification are also encouraged.</li>
+
+<li> The Club shall hold meetings only in places
+that are open to all members
+of the Club.</li>
+</ol>
+<a id="finances"></a><h2>9. Finances</h2>
+
+<ol>
+
+<li> The Treasurer shall present to the Club, before the end of each
+academic term, a complete financial statement of the past period, and
+a tentative budget for the following academic term.</li>
+
+<li> The Treasurer shall present, as part of the tentative budget, a
+recommended fee to be levied on the members in the following academic
+period.</li>
+
+<li> The signing officers shall be the Treasurer, and one of the
+President or Vice-President.</li>
+
+<li> At the end of each term, the President or his/her representative shall ensure
+that the financial records are complete and accurate.</li>
+</ol>
+<a id="amendments"></a><h2>10. Amendments and Procedures</h2>
+<ol><li> Amendments to the constitution shall be made in the following
+manner:
+
+<ol><li> the proposed amendment shall be announced to all members via
+one or more of
+
+<ol><li> a general meeting</li>
+
+<li> electronic mail</li>
+<li> Usenet</li>
+</ol></li>
+<li> the proposed amendment shall be made available for viewing by all
+members in the Computer Science Club office;</li>
+<li> A business meeting shall be held
+at least seven (7) days after the announcement and no more than thirty (30) days after;</li>
+<li> At this business meeting,
+the amendment shall be read again and voted upon.
+Two thirds of those present
+and voting shall be required to carry the amendment;</li>
+</ol></li>
+
+<li> A quorum necessary for the conduct of business
+is defined as fifteen (15) members
+or 2/3 of the membership, whichever is smaller.</li>
+
+<li> Rulings on any point of procedure
+not included in this constitution shall be
+made by the President with approval of the faculty advisor.</li>
+<li> The executive council must bring before the members,
+within three (3) weeks,
+any motions with the
+signatures of ten (10) members affixed to it.</li>
+<li> For a normal motion to pass, a simple majority is required.
+For motions of impeachment and motions calling for new elections, a 2/3
+majority is required, as is seven (7) days notice of voting on such a motion.
+In addition, if such a motion is defeated, it cannot be brought before the
+Club again within sixty (60) days.</li>
+</ol>
+<a id="dissolution"></a><h2>11. Dissolution</h2>
+
+<ol><li> In the event of dissolution of the Club,
+all assets of the Club shall be
+transferred to the Mathematics Society of the University of Waterloo.</li>
+</ol>
+
+<a id="resources"></a><h2>12. Use of Club Resources</h2>
+
+<ol><li> All resources under control of the Club are to be used in accordance with
+the aims of the Club.</li>
+
+<li> The President and Vice-President are jointly responsible
+for the proper use of all Club
+resources, except that the entire executive is responsible for the main Club
+account on the main Math Faculty Computing Facility computer.
+Permission to use a resource is automatically granted to someone responsible
+for that resource, and optionally as determined by unanimous vote of those
+responsible for a resource.
+Granting permission to someone to use a resource does not make that person
+responsible for the proper use of the resource, although the user is, of
+course, responsible to the person granting permission.</li>
+</ol>
+<a id="revision"></a><h2>Revision</h2>
+
+<p>The constitution was last revised on 5 February 2004.</p>