update coc and constitution from jan25 meeting
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4
5 <cscpage title="Code of Conduct for the Computer Science Club of the University of Waterloo">
6
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8
9 <section title="Code of Conduct" anchor="title">
10 </section>
11
12 <section title="Purpose" anchor="purpose">
13   <p>
14     One of the primary goals of the Computer Science Club of the University
15     of Waterloo is the inclusion and support of all members of the University
16     of Waterloo community who are interested in Computer Science. As such, we
17     are committed to providing a friendly, safe and welcoming environment for
18     all, regardless of gender, sex, sexual orientation, ability, ethnicity,
19     socioeconomic status, age, and religion or lack thereof.
20   </p>
21   <p>
22     We invite all those who participate in our events and who communicate with
23     our Club at large to help us create a safe and positive experience for
24     everyone involved.
25   </p>
26   <p>
27     We've outlined a code of conduct to highlight our expectations for all
28     individuals who participate in our Club, as well as the steps to
29     handle unacceptable behaviour. New members should sign the Code of Conduct.
30   </p>
31   <p>
32     The Code of Conduct is in addition to existing University Policies,
33     such as policies 33, 34, and 42.
34   </p>
35   <p>
36     The Code of Conduct does not cover criminal matters. Initiating a Code of
37     Conduct complaint does not exclude other paths, such as going to Police
38     Services. For criminal matters, threats or acts of physical violence,
39     immediately contact UW Police at x22222 or (519) 888-4911.
40   </p>
41 </section>
42
43 <section title="Expected Behaviour" anchor="expected-behaviour">
44   <ul>
45     <li>
46       Participate in an authentic and active way. In doing so, you contribute
47       to the health and longevity of this Club.
48     </li>
49     <li>
50       Exercise consideration and respect in your speech and actions.
51     </li>
52     <li>
53       Attempt collaboration before conflict.
54     </li>
55     <li>
56       Refrain from demeaning, discriminatory, or harassing behaviour and speech.
57     </li>
58     <li>
59       Be mindful of your surroundings and of your fellow participants.
60     </li>
61   </ul>
62 </section>
63
64 <section title="Unacceptable Behaviour" anchor="unacceptable">
65   <p>
66     <strong>Unacceptable behaviours include</strong>: intimidating,
67     harassing, abusive, discriminatory, derogatory or demeaning
68     speech or actions by any participant in our community online, at all
69     related events and in one-on-one communications carried out in the
70     context of Club business. Club event venues may be shared; please be
71     respectful to all patrons of these locations.
72   </p>
73   <p>
74     <strong>Harassment includes</strong>: harmful or prejudicial verbal or
75     written comments related to gender, sexual orientation, race, religion,
76     disability; inappropriate use of nudity and/or sexual images in public
77     spaces (including presentation slides); deliberate intimidation, stalking
78     or following; harassing photography or recording; sustained disruption of
79     talks or other events; inappropriate physical contact, and unwelcome
80     sexual attention.
81   </p>
82   <p>Also refer to Policy 33 for the definitions of discrimination and
83   harassment.</p>
84
85 </section>
86
87 <section title="Experiencing Unacceptable Behaviour" anchor="experiencing">
88   <p>
89     The Executive Council and Faculty Advisor are herein referred to as the
90     Officers, or singularly as Officer.
91   </p>
92   <p>
93     If you notice a dangerous situation, someone in distress, or violations of
94     this Code of Conduct, <a href="../about/">contact an Officer</a>. No
95     situation is considered inconsequential. If you do not feel comfortable
96     contacting an Executive Council member due to the nature of the incident,
97     you may contact the <a href="../about/exec#advisor">Faculty Advisor</a>.
98   </p>
99   <p>
100     Upon receiving a complaint the Officer will inform the first of the
101     following people who is not personally involved in the situation, or in a
102     close relationship with the someone involved in the situation and is
103     available, and this person shall handle the complaint and shall here after
104     be referred to as the Handling Officer.
105     <ol>
106       <li>
107         The President
108       </li>
109       <li>
110         The Vice President
111       </li>
112       <li>
113         Any other Executive Council Member
114       </li>
115       <li>
116         The Faculty Advisor
117       </li>
118     </ol>
119   </p>
120   <p>
121     The Handling Officer will interview the subject of the complaint and any
122     witnesses and consult with other relevant Officers. The Handling Officer
123     shall chair a handling committee of the faculty advisor and one other
124     officer chosen in the same way. This committee shall be familiar with
125     University Policies 33, 34, and 42.
126   </p>
127   <p>
128     The Faculty advisor will make sure
129     that all applicable University policies, laws, and bylaws are followed. The
130     Faculty advisor must always be notified of all complaints and decisions.
131   </p>
132 </section>
133
134 <section title="Consequences of Unacceptable Behaviour" anchor="consequences">
135   <p>
136     After having done so, the Handling Officer shall use their best judgment to
137     determine if the complaint is valid and, if so, determine with the relevant
138     Officers the appropriate action to ensure that the complainant feels
139     welcome in the Computer Science Club and to avoid a subsequent incident:
140     <ul>
141       <li>
142         A warning.
143       </li>
144       <li>
145         A suspension from the events and spaces governed by the Code of Conduct
146         until the beginning of the next term. If the suspension would come into
147         effect less than two full weeks from the end of classes in the current
148         term, then the suspension applies to the subsequent term as well.
149       </li>
150       <li>
151         If the incident is very serious, or the subject has a pattern of
152         similar offences, expulsion from the Club.
153       </li>
154       <li>
155         A formal complaint through University policy, such as 33, 34, and 42.
156       </li>
157     </ul>
158   </p>
159   <p>
160     The Handling Officer shall inform the complainant of the resolution of the
161     issue and inform both the complainant and the subject of their right to
162     appeal the decision.
163   </p>
164 </section>
165
166 <section title="Addressing Grievances" anchor="grievances">
167   <p>
168     If either the complainant or the subject disagree with the decision made by
169     the Handling Officer, they can appeal to the Officers, who can overturn the
170     decision with a majority vote of all the Officers.
171   </p>
172   <p>
173     No Officer who was personally involved in the complaint, or is in a close
174     relationship with someone involved in the complaint, shall participate in
175     the Officers deliberation or vote on the appeal.
176   </p>
177   <p>
178     If the subject of a complaint is expelled from the Club, then at their
179     request, but no more often than once a year, the Officers will review the
180     decision to expel them from the Club. The Officers can reinstate the
181     subject with a two-thirds vote of the Officers.
182   </p>
183 </section>
184
185 <section title="Confidentiality" anchor="confidential">
186   <p>
187     The Club recognizes that all members have a right to privacy, and will
188     handle complaints confidentially.
189   </p>
190   <p>
191   As such, proceedings will be kept confidential as described below, to the
192   extent allowed by whichever University policy applies to the complaint.
193   Relevant policies include
194   Policy 42 (Prevention and Response to Sexual Violence),
195   Policy 33 (Ethical Behaviour),
196   or Policy 34 (Health, Safety, and Environment).
197   </p>
198   <p>
199   Information will only be reported to Police Services when directly required
200   to by applicable policy. In such a case, only the required information will
201   be provided, anonymized if possible.
202   </p>
203   <p>
204     <strong>Information that will be kept in Club records and be available to
205     Officers in the future will be limited to</strong>: the date the complaint
206     was made, the name of the subject of the complaint, the name of the
207     Handling Officer, the decision made on the complaint, the date the decision
208     on the complaint was made, and if applicable, the date of the appeal, the
209     party making the appeal (Complainant or Subject), the decision made on the
210     appeal by the Officers, and the date of the Officers decision on the appeal.
211   </p>
212   <p>
213     <strong>The information the Handling Officer and Faculty Advisor will
214     jointly keep records of, in addition to the information kept in the Club
215     records, will be limited to </strong>: the name of the complainant, and a
216     summary of the complaint.  This information will be available to Officers
217     that are handling future complaints if it is requested and the Handling
218     Officer deems it relevant to the new complaint.
219   </p>
220 </section>
221
222 <section title="Scope and Spaces" anchor="scope">
223   <p>
224     In cases where the Code of Conduct contradicts University policies, or
225     applicable laws and bylaws, the Code of Conduct does not apply to the extent
226     to which it conflicts.
227   </p>
228   <p>
229     We expect all Club participants (participants, organizers, sponsors, and
230     other guests) to abide by this Code of Conduct in all community venues
231     (online and in-person) as well as in all one-on-one communications
232     pertaining to Club business.
233   </p>
234   <ul>
235     <li>
236       The Code of Conduct applies in the office, where office staff are
237       responsible for enforcing it.
238     </li>
239     <li>
240       The Code of Conduct applies in the IRC channel, where channel operators
241       are responsible for enforcing it.
242     </li>
243     <li>
244       The Code of Conduct applies at events the CSC organizes or co-organizes,
245       where a designated organizer is responsible for enforcing it.
246     </li>
247   </ul>
248 </section>
249
250 <section title="Contact Information" anchor="contact">
251   <ul>
252     <li>
253       The Computer Science Club <a href="../about/">Officers can be contacted as a whole</a>.
254     </li>
255   </ul>
256 </section>
257
258 <section title="Additional Information" anchor="info">
259   <p>
260     Additionally, the Executive Council are available to help Club members
261     engage with local law enforcement or to otherwise help those experiencing
262     unacceptable behaviour feel safe. In the context of in-person events,
263     organizers will also provide escorts as desired by the person experiencing
264     distress.
265   </p>
266   <p>
267     Changes to the Code of Conduct are governed by the Club's
268     <a href="constitution">constitution</a>.
269   </p>
270 </section>
271
272 <section title="License Information And Attribution" anchor="license-attribution">
273   <ul>
274     <li>
275       The Code of Conduct is distributed under a
276       <a href="http://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0/">
277         Creative Commons Attribution-ShareAlike License
278       </a>, derived from the
279       <a href="http://wics.uwaterloo.ca/code-of-conduct/">
280         Women in Computer Science Code of Conduct
281       </a>, the
282       <a href="http://uwarc.uwaterloo.ca/policies-procedures/code-of-conduct/">
283         UW Amateur Radio Club Code of Conduct
284       </a>, and the
285       <a href="http://fass.uwaterloo.ca/wp-content/uploads/2015/03/constitution.pdf">
286         FASS Code of Conduct (Article 2, Section 16)
287       </a>.
288     </li>
289   </ul>
290 </section>
291
292 <section title="Revision" anchor="revision">
293   <p>Revision 1.3, adopted by the Computer Science Club of the University of Waterloo on 25 January 2018.</p>
294 </section>
295
296 <footer/>
297 </cscpage>