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5 <cscpage title="Code of Conduct for the Computer Science Club of the University of Waterloo">
6
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8
9 <section title="Code of Conduct" anchor="title">
10 </section>
11
12 <section title="Purpose" anchor="purpose">
13   <p>
14     One of the primary goals of the Computer Science Club of the University
15     of Waterloo is the inclusion and support of all members of the University
16     of Waterloo community who are interested in Computer Science. As such, we
17     are committed to providing a friendly, safe and welcoming environment for
18     all, regardless of gender, sex, sexual orientation, ability, ethnicity,
19     socioeconomic status, age, and religion or lack thereof.
20   </p>
21   <p>
22     We invite all those who participate in our events and who communicate with
23     our Club at large to help us create a safe and positive experience for
24     everyone involved.
25   </p>
26   <p>
27     We've outlined a code of conduct to highlight our expectations for all
28     individuals who participate in our Club, as well as the steps to
29     handle unacceptable behaviour. New members should sign the Code of Conduct.
30   </p>
31   <p>
32     The Code of Conduct does not cover criminal matters. Initiating a Code of
33     Conduct complaint does not exclude other paths, such as going to Police
34     Services. For criminal matters, threats or acts of physical violence,
35     immediately contact UW Police at x22222 or (519) 888-4911.
36   </p>
37 </section>
38
39 <section title="Expected Behaviour" anchor="expected-behaviour">
40   <ul>
41     <li>
42       Participate in an authentic and active way. In doing so, you contribute
43       to the health and longevity of this Club.
44     </li>
45     <li>
46       Exercise consideration and respect in your speech and actions.
47     </li>
48     <li>
49       Attempt collaboration before conflict.
50     </li>
51     <li>
52       Refrain from demeaning, discriminatory, or harassing behaviour and speech.
53     </li>
54     <li>
55       Be mindful of your surroundings and of your fellow participants.
56     </li>
57   </ul>
58 </section>
59
60 <section title="Unacceptable Behaviour" anchor="unacceptable">
61   <p>
62     <strong>Unacceptable behaviours include</strong>: intimidating,
63     harassing, abusive, discriminatory, derogatory or demeaning
64     speech or actions by any participant in our community online, at all
65     related events and in one-on-one communications carried out in the
66     context of Club business. Club event venues may be shared; please be
67     respectful to all patrons of these locations.
68   </p>
69   <p>
70     <strong>Harassment includes</strong>: harmful or prejudicial verbal or
71     written comments related to gender, sexual orientation, race, religion,
72     disability; inappropriate use of nudity and/or sexual images in public
73     spaces (including presentation slides); deliberate intimidation, stalking
74     or following; harassing photography or recording; sustained disruption of
75     talks or other events; inappropriate physical contact, and unwelcome
76     sexual attention.
77   </p>
78 </section>
79
80 <section title="Experiencing Unacceptable Behaviour" anchor="experiencing">
81   <p>
82     The Executive Council and Faculty Advisor are herein referred to as the
83     Officers, or singularly as Officer.
84   </p>
85   <p>
86     If you notice a dangerous situation, someone in distress, or violations of
87     this Code of Conduct, <a href="../about/">contact an Officer</a>. No
88     situation is considered inconsequential. If you do not feel comfortable
89     contacting an Executive Council member due to the nature of the incident,
90     you may contact the <a href="../about/exec#advisor">Faculty Advisor</a>.
91   </p>
92   <p>
93     Upon receiving a complaint the Officer will inform the first of the
94     following people who is not personally involved in the situation, or in a
95     close relationship with the someone involved in the situation and is
96     available, and this person shall handle the complaint and shall here after
97     be referred to as the Handling Officer.
98     <ol>
99       <li>
100         The President
101       </li>
102       <li>
103         The Vice President
104       </li>
105       <li>
106         Any other Executive Council Member
107       </li>
108       <li>
109         The Faculty Advisor
110       </li>
111     </ol>
112   </p>
113   <p>
114     The Handling Officer will interview the subject of the complaint and any
115     witnesses and consult with other relevant Officers. The Handling Officer
116     shall chair a handling committee of the faculty advisor and one other
117     officer chosen in the same way. This committee shall be familiar with
118     University Policies 33, 34, and 42.
119   </p>
120   <p>
121     The Faculty advisor will make sure
122     that all applicable University policies, laws, and bylaws are followed. The
123     Faculty advisor must always be notified of all complaints and decisions.
124   </p>
125 </section>
126
127 <section title="Consequences of Unacceptable Behaviour" anchor="consequences">
128   <p>
129     After having done so, the Handling Officer shall use their best judgment to
130     determine if the complaint is valid and, if so, determine with the relevant
131     Officers the appropriate action to ensure that the complainant feels
132     welcome in the Computer Science Club and to avoid a subsequent incident:
133     <ul>
134       <li>
135         A warning.
136       </li>
137       <li>
138         A suspension from the events and spaces governed by the Code of Conduct
139         until the beginning of the next term. If the suspension would come into
140         effect less than two full weeks from the end of classes in the current
141         term, then the suspension applies to the subsequent term as well.
142       </li>
143       <li>
144         If the incident is very serious, or the subject has a pattern of
145         similar offences, expulsion from the Club.
146       </li>
147       <li>
148         A formal complaint through University policy, such as 33, 34, and 42.
149       </li>
150     </ul>
151   </p>
152   <p>
153     The Handling Officer shall inform the complainant of the resolution of the
154     issue and inform both the complainant and the subject of their right to
155     appeal the decision.
156   </p>
157 </section>
158
159 <section title="Addressing Grievances" anchor="grievances">
160   <p>
161     If either the complainant or the subject disagree with the decision made by
162     the Handling Officer, they can appeal to the Officers, who can overturn the
163     decision with a majority vote of all the Officers.
164   </p>
165   <p>
166     No Officer who was personally involved in the complaint, or is in a close
167     relationship with someone involved in the complaint, shall participate in
168     the Officers deliberation or vote on the appeal.
169   </p>
170   <p>
171     If the subject of a complaint is expelled from the Club, then at their
172     request, but no more often than once a year, the Officers will review the
173     decision to expel them from the Club. The Officers can reinstate the
174     subject with a two-thirds vote of the Officers.
175   </p>
176 </section>
177
178 <section title="Confidentiality" anchor="confidential">
179   <p>
180     The Club recognizes that all members have a right to privacy, and will
181     handle complaints confidentially.
182   </p>
183   <p>
184   As such, proceedings will be kept confidential as described below, to the
185   extent allowed by whichever University policy applies to the complaint.
186   Relevant policies include
187   Policy 42 (Prevention and Response to Sexual Violence),
188   Policy 33 (Ethical Behaviour),
189   or Policy 34 (Health, Safety, and Environment).
190   </p>
191   <p>
192   Information will only be reported to Police Services when directly required
193   to by applicable policy. In such a case, only the required information will
194   be provided, anonymized if possible.
195   </p>
196   <p>
197     <strong>Information that will be kept in Club records and be available to
198     Officers in the future will be limited to</strong>: the date the complaint
199     was made, the name of the subject of the complaint, the name of the
200     Handling Officer, the decision made on the complaint, the date the decision
201     on the complaint was made, and if applicable, the date of the appeal, the
202     party making the appeal (Complainant or Subject), the decision made on the
203     appeal by the Officers, and the date of the Officers decision on the appeal.
204   </p>
205   <p>
206     <strong>The information the Handling Officer and Faculty Advisor will
207     jointly keep records of, in addition to the information kept in the Club
208     records, will be limited to </strong>: the name of the complainant, and a
209     summary of the complaint.  This information will be available to Officers
210     that are handling future complaints if it is requested and the Handling
211     Officer deems it relevant to the new complaint.
212   </p>
213 </section>
214
215 <section title="Scope and Spaces" anchor="scope">
216   <p>
217     In cases where the Code of Conduct contradicts University policies, or
218     applicable laws and bylaws, the Code of Conduct does not apply to the extent
219     to which it conflicts.
220   </p>
221   <p>
222     We expect all Club participants (participants, organizers, sponsors, and
223     other guests) to abide by this Code of Conduct in all community venues
224     (online and in-person) as well as in all one-on-one communications
225     pertaining to Club business.
226   </p>
227   <ul>
228     <li>
229       The Code of Conduct applies in the office, where office staff are
230       responsible for enforcing it.
231     </li>
232     <li>
233       The Code of Conduct applies in the IRC channel, where channel operators
234       are responsible for enforcing it.
235     </li>
236     <li>
237       The Code of Conduct applies at events the CSC organizes or co-organizes,
238       where a designated organizer is responsible for enforcing it.
239     </li>
240   </ul>
241 </section>
242
243 <section title="Contact Information" anchor="contact">
244   <ul>
245     <li>
246       The Computer Science Club <a href="../about/">Officers can be contacted as a whole</a>.
247     </li>
248   </ul>
249 </section>
250
251 <section title="Additional Information" anchor="info">
252   <p>
253     Additionally, the Executive Council are available to help Club members
254     engage with local law enforcement or to otherwise help those experiencing
255     unacceptable behaviour feel safe. In the context of in-person events,
256     organizers will also provide escorts as desired by the person experiencing
257     distress.
258   </p>
259   <p>
260     Changes to the Code of Conduct are governed by the Club's
261     <a href="constitution">constitution</a>.
262   </p>
263 </section>
264
265 <section title="License Information And Attribution" anchor="license-attribution">
266   <ul>
267     <li>
268       The Code of Conduct is distributed under a
269       <a href="http://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0/">
270         Creative Commons Attribution-ShareAlike License
271       </a>, derived from the
272       <a href="http://wics.uwaterloo.ca/code-of-conduct/">
273         Women in Computer Science Code of Conduct
274       </a>, the
275       <a href="http://uwarc.uwaterloo.ca/policies-procedures/code-of-conduct/">
276         UW Amateur Radio Club Code of Conduct
277       </a>, and the
278       <a href="http://fass.uwaterloo.ca/wp-content/uploads/2015/03/constitution.pdf">
279         FASS Code of Conduct (Article 2, Section 16)
280       </a>.
281     </li>
282   </ul>
283 </section>
284
285 <section title="Revision" anchor="revision">
286   <p>Revision 1.2, adopted by the Computer Science Club of the University of Waterloo on 12 January 2017.</p>
287 </section>
288
289 <footer/>
290 </cscpage>