-- Fixed typo in constitution.
[www/www.git] / about / constitution-change-20020920.xml
1 <?xml version='1.0'?>
2
3 <!DOCTYPE cscpage SYSTEM "../csc.dtd">
4
5 <cscpage title="Constitution of the Computer Science Club of the University of Waterloo">
6
7 <header />
8
9 <section title="1. Name">
10 <ol><li> The name of this organization shall be the ``Computer Science Club
11 of the University of Waterloo''.</li>
12 </ol>
13 </section>
14 <section title="2. Purpose">
15 <ol><li><a id="purpose">The Club</a> is organized and will be operated exclusively for educational
16 and scientific purposes in furtherance of:</li>
17 <ul>
18 <li>a) promoting an increased knowledge of computer science and its applications.</li>
19 <li>b) promoting a greater interest in computer science and
20 its applications; and</li>
21 <li>c) <a id="comm">providing a means of communication between persons
22 having interest in computer science.</a></li>
23 </ul>
24
25 <li> the above purposes will be fulfilled by the organization of
26 discussions and lectures with professionals and academics in the field
27 of computer science and related fields, co-operation with the Student
28 Chapter of the ACM of the University of Waterloo, the maintenance of a
29 library of materials related to computer science, the maintenance of
30 an office containing the library as an aid to aim (<a
31 href="#comm">1c</a>) above, and such other means as
32 decided by the club membership.</li>
33 </ol>
34 </section>
35
36 <section title="3. Membership">
37
38 <ol>
39
40 <li><font color="red"><strike> Recognizing that the Computer Science
41 Club has, in the past, benefitted from the participation of
42 individuals who were not undergraduates at the University of Waterloo,
43 full membership in this organization shall be open to all members of
44 the University of Waterloo community.  This includes, but is not
45 limited to, students, staff, and faculty, and anyone who has
46 previously belonged to one of these categories.  In the event of a
47 dispute, the Executive shall decide whether an individual is eligible
48 for full membership.<br /> At their discretion, the Executive may also
49 allow individuals not satisfying the above description to obtain a
50 full membership.</strike></font><br /> <font color="blue">In compliance
51 with MathSoc regulations and in recognition of the club being
52 primarily targeted at undergraduate students, full membership is open
53 to all undergraduate students in the Faculty of
54 Mathematics and restricted to the same.
55 </font>
56 </li>
57
58
59 <li> Affiliate membership in this Club shall be open to all other
60 persons.  Affiliate members shall have all the rights of full members
61 except for the rights of voting and holding executive office.</li>
62
63 <li> A person is not a member until he or she has paid
64 the current membership
65 fee and has been issued a membership card.
66 Membership lasts until the end of the term in which it was issued.
67 The membership card indicates, at least, a member's name, membership number,
68 the term for which the membership is valid, and an indication that
69 the member is an associate member, if indeed that is true.
70 The membership fee is set from time to time by the Executive.</li>
71 </ol>
72 </section>
73
74 <section title="4. Officers">
75 <ol><li> The officers of the Club shall be:</li>
76 <ol><li> President</li>
77 <li> Vice-President</li>
78 <li> Secretary</li>
79 <li> Treasurer</li>
80 <li> System Administrator</li>
81 </ol>
82
83 <li> The faculty advisor shall be an ex-officio member of the
84         Club.</li>
85
86 <li> The choice of officers shall be limited to full members of the
87         Club.</li>
88
89 <li> All officers, other than the System Administrator, shall be
90 elected at a meeting to be held no later than three weeks after the
91 start of each school term, such start defined as the beginning of
92 lectures in the Winter and Spring terms, and as the beginning of
93 Orientation Week in the Fall term.</li>
94
95 <li> The election of officers shall be accomplished by the following
96         procedure:</li>
97
98 <ol>
99
100 <li> The past executive shall choose a willing Chief Returning
101 Officer, with duties defined below, set an election date, and set a
102 date for the opening of nominations such that the nomination period
103 (from the opening of nominations to 4:30 P.M.  on the day preceding
104 the elections) is at least one week.</li>
105
106 <li> Announcements of the election and the nomination procedure must
107 be distributed to all members by one or more of electronic mail,
108 Usenet, or posters in at least the Math and Computer building.</li>
109
110 <li> During the nomination period, the Chief Returning Officer (CRO)
111 shall be available to receive nominations for the posts of officers of
112 the club, either in person, by depositing nomination forms in the
113 CSC's mailbox in the MathSoc office, or by writing the nomination in a
114 place in the CSC office to be specified by the CRO.</li>
115
116 <li> A nomination shall consist of the nominee's name, and post(s)
117 nominated for.  Nominees must be full members of the Computer Science
118 Club.</li>
119
120 <li> The election shall commence with the offering of memberships for
121 sale.  After a reasonable time, control of the meeting is given to the
122 CRO who will manage the election of the President, Vice-President,
123 Treasurer, and Secretary, in that order.  Each election shall be
124 carried out by secret ballot, in a manner to be decided on by the CRO,
125 with the approval of the memberdip.  An accurate count of votes for
126 each candidate for each position must be made and recorded by the CRO.
127 A simple heads-down-hands-up method is considered acceptable.  As soon
128 as possible the CRO will announce the results of the election and the
129 winner will be removed from subsequent contests.  If this removal or
130 lack of nominations results in a vacant post, elections for such posts
131 may not be held at the election meeting, but elections for such posts
132 may be held at a later date, in accordance with the election
133 procedures.  The membership decides whether or not to hold extra
134 elections.</li>
135 </ol>
136
137 <li> Following the elections, it is the responsibility of the new executive
138 to select a System Administrator.  The selection of System Administrator must
139 then be ratified by the membership of the Club.  If a suitable System
140 Administrator is not available, then the executive may delay their selection
141 until one becomes available.  In this case the selection of System
142 Administrator must be ratified at the next meeting of the Club.</li>
143
144 <li> The faculty advisor shall be appointed by the present executive council
145 within three (3) weeks of each term's elections.  The faculty
146 advisor shall be a person having membership in the Association for Computing
147 Machinery and having a genuine interest in the Club.</li>
148
149 <li> Any two offices may be held by a single person if the President
150 deems this advisable, subject to the consent of the membership.</li>
151
152 <li> In the case of a resignation of an officer or officers, the membership
153 may call elections to replace such officer(s).
154 If they are called, they must follow the given election procedure.
155 Such elections would be for all offices which are vacant.</li>
156 </ol>
157 </section>
158
159 <section title="5. Duties of Officers">
160 <ol>
161
162 <li> The duties of the President shall be:</li>
163
164 <ol>
165 <li> to call and preside at all general, special, and executive
166 meetings of the Club;</li>
167
168 <li> to appoint all committees of the Club and the committee chairmen
169 of such committees, except the chairman of the programmes committee;
170 and</li>
171
172 <li> to audit, or to appoint a representative to audit, the financial
173 records of the club at the end of each academic term.</li>
174
175 </ol>
176
177 <li> The duties of the Vice-President shall be:</li>
178 <ol><li> to assume the duties of the President
179 in the event of the President's absence;</li>
180 <li> to act as chairman of the programmes committee; and</li>
181 <li> to assume those duties of the President
182 that are delegated to him by the President.</li>
183 </ol>
184
185 <li> The duties of the Secretary shall be:</li>
186 <ol><li> to keep minutes of all Club meetings;</li>
187 <li> to prepare the annual Club report for
188 approval by the executive council;</li>
189 <li> to care for all Club correspondence;</li>
190 </ol>
191
192 <li> The duties of the Treasurer shall be:</li>
193 <ol>
194 <li> to collect dues and maintain all financial and membership records;</li>
195 <li> to produce a financial or membership statement when requested;</li>
196 </ol>
197
198 <li> The duties of the System Administrator shall be:</li>
199 <ol>
200 <li> to chair the Systems Committee</li>
201 <li> to perform in conjunction with the Systems Committee, the duties listed
202 in <a href="#sysduties">7.2</a>.</li>
203 </ol>
204 </ol>
205 </section>
206 <section title="6. Executive Council">
207 <ol>
208
209 <li> The executive council shall consist of the present officers of
210 the Club and the faculty advisor.  The new executive council shall
211 take effect immediately following the installation of new officers or
212 a new faculty advisor.</li>
213
214 <li> The executive council has the power of a general assembly, though
215 an actual general assembly may overrule its decisions.  Minutes of the
216 executive council meetings shall be available for inspection by any
217 member of the Club and shall be filed with the Club records.  Further,
218 all recent executive council decisions shall be announced at the next
219 regular meeting of the club.</li>
220 </ol>
221 </section>
222 <section title="7. Committees">
223 <h3>1. Programme Committee</h3>
224 <ol><li>The programme committee shall be a standing committee.</li>
225 <li> The programme committee shall plan and arrange meetings of the Club in
226 accordance with apparent membership interests and the aims of the
227 Club as set forth in Section <a href="#purpose">2</a>.</li>
228
229 <li> The programme committee shall be responsible to the executive
230 council.</li>
231 </ol>
232
233 <h3><a id="sysduties">2. Systems Committee</a></h3>
234
235 <ol><li> The Systems Committee will be a standing committee, chaired by the 
236 Systems Administrator.</li>
237 <li> The Executive Council shall appoint members to the Systems Committee.
238 Such members should show interest and ability in Systems Administration.</li>
239 <li> The Systems Committee will collectively, under the leadership of the
240 Systems Administrator,</li>
241 <ol><li> to operate any and all equipment in the possession of the Club.</li>
242 <li> to maintain and upgrade the software on equipment that is operated by
243 the Club.</li>
244 <li> to facilitate the use of equipment that is operated by the
245           Club.</li>
246
247 </ol></ol>
248
249 <h3>3. Library Committee</h3>
250
251 <ol><li> The library committee will be a standing committee, headed by the
252 Librarian of the Computer Science Club.</li>
253 <li> The Librarian shall be selected by the Executive Council.</li>
254 <li> Either the Executive Council or the Librarian may appoint members to
255 the library committee.</li>
256 <li> The library committee will be responsible for</li>
257 <ol><li> purchasing new materials to be added to the Computer Science Club
258 library, with a target amount of money to spend indicated by the Treasurer;</li>
259 <li> keeping the library in some semblance of order;</li>
260 <li> in conjunction with the Systems Committee, maintaining an up-to-date,
261 online record of the materials in the library.</li>
262 </ol></ol>
263
264
265 <h3>4. Other Committees</h3>
266
267 <ol>
268 <li> The President, with approval of the executive council, may appoint such
269 temporary committees as is deemed necessary.</li>
270 </ol>
271 </section>
272
273 <section title="8. Meetings">
274
275 <ol><li> General meetings of the Club shall
276 be called at times designated by the
277 executive council, at the recommendations of the programme committee.</li>
278 <li> Special meetings may be called at any time
279 deemed necessary by the executive council or
280 by the faculty advisor.</li>
281 <li> All members shall be notified at
282 least two days prior to a forthcoming meeting.
283 Electronic mail and/or posting to Usenet will be considered sufficient
284 notification, though other forms of notification are also encouraged.</li>
285 <li> The Club shall hold meetings only in places
286 that are open to all members
287 of the Club.</li>
288 </ol>
289 </section>
290
291 <section title="9. Finances">
292
293 <ol>
294
295 <li> The Treasurer shall present to the Club, before the end of each
296 accademic term, a complete financial statement of the past period, and
297 a tentative budget for the following academic term.</li>
298
299 <li> The Treasurer shall present, as part of the tentative budget, a
300 recommended fee to be levied on the members in the following academic
301 period.</li>
302
303 <li> The signing officers shall be the Treasurer, and one of the
304 President or Vice-President.</li>
305
306 <li> At the end of each term, the President or his/her representative shall ensure
307 that the financial records are complete and accurate.</li>
308 </ol>
309 </section>
310
311 <section title="10. Amendments and Procedures">
312 <ol><li> Amendments to the constitution shall be made in the following
313 manner:</li>
314
315 <ol><li> the proposed amendment shall be announced to all members via
316 one or more of</li>
317
318 <ol><li> a general meeting</li>
319 <li> electronic mail</li>
320 <li> Usenet</li>
321 </ol>
322 <li> the proposed amendment shall be made available for viewing by all
323 members in the Computer Science Club office;</li>
324 <li> A business meeting shall be held
325 at least seven (7) days after the announcement and no more than thirty (30) days after;</li>
326 <li> At this business meeting,
327 the amendment shall be read again and voted upon.
328 Two thirds of those present
329 and voting shall be required to carry the amendment;</li>
330 </ol>
331
332 <li> A quorum necessary for the conduct of business
333 is defined as fifteen (15) members
334 or 2/3 of the membership, whichever is smaller.</li>
335
336 <li> Rulings on any point of procedure
337 not included in this constitution shall be
338 made by the President with approval of the faculty advisor.</li>
339 <li> The executive council must bring before the members,
340 within three (3) weeks,
341 any motions with the
342 signatures of ten (10) members affixed to it.</li>
343 <li> For a normal motion to pass, a simple majority is required.
344 For motions of impeachment and motions calling for new elections, a 2/3
345 majority is required, as is seven (7) days notice of voting on such a motion.
346 In addition, if such a motion is defeated, it cannot be brought before the
347 Club again within sixty (60) days.</li>
348 </ol>
349 </section>
350
351 <section title="11. Dissolution">
352 <ol><li> In the event of dissolution of the Club,
353 all assets of the Club shall be
354 transferred to the Mathematics Society of the University of Waterloo.</li>
355 </ol>
356
357 </section>
358
359 <section title="12. Use of Club Resources">
360
361 <ol><li> All resources under control of the Club are to be used in accordance with
362 the aims of the Club.</li>
363
364 <li> The President and Vice-President are jointly responsible
365 for the proper use of all Club
366 resources, except that the entire executive is responsible for the main Club
367 account on the main Math Faculty Computing Facility computer.
368 Permission to use a resource is automatically granted to someone responsible
369 for that resource, and optionally as determined by unanimous vote of those
370 responsible for a resource.
371 Granting permission to someone to use a resource does not make that person
372 responsible for the proper use of the resource, although the user is, of
373 course, responsible to the person granting permission.</li>
374 </ol>
375 </section>
376
377 <footer/>
378 </cscpage>