Changes based on feedback.
[www/www.git] / about / constitution.xml
1 <?xml version='1.0'?>
2
3 <!DOCTYPE cscpage SYSTEM "../csc.dtd">
4
5 <cscpage title="Constitution of the Computer Science Club of the University of Waterloo">
6
7 <header />
8
9 <section title="1. Name" anchor="name">
10   <ol>
11     <li> The name of this organization shall be the "Computer Science Club of
12       the University of Waterloo".</li>
13   </ol>
14 </section>
15 <section title="2. Purpose" anchor="purpose">
16   <ol>
17     <li>The Club is organized and will be operated exclusively for educational
18       and scientific purposes in furtherance of:
19       <ol>
20         <li>promoting an increased knowledge of computer science and its
21           applications;</li>
22         <li>promoting a greater interest in computer science and its
23           applications; and</li>
24         <li>providing a means of communication between persons having interest
25           in computer science.</li>
26       </ol>
27     </li>
28
29     <li> The above purposes will be fulfilled by the organization of discussions
30       and lectures with professionals and academics in the field of computer
31       science and related fields, the maintenance of a library of materials
32       related to computer science, the maintenance of an office containing the
33       library as an aid to aim (<a href="#comm">1c</a>) above, and such other
34       means as decided by the club membership.</li>
35 </ol>
36 </section>
37
38 <section title="3. Membership" anchor="membership">
39   <ol>
40     <li> In compliance with MathSoc regulations and in recognition of the club
41       being primarily targeted at undergraduate students, full membership is
42       open to all Social Members of the Mathematics Society and restricted to
43       the same.</li>
44
45     <li> Affiliate membership in this Club shall be open to all members of the
46       University community, including alumni. Affiliate members shall have all
47       the rights of full members except for the rights of voting and holding
48       executive office.</li>
49
50     <li> Membership shall be accounted for on a termly basis, where a term
51       begins at the start of lectures in Winter or Spring, and at the start of
52       Orientation Week in Fall. </li>
53
54     <li> A person is not a member until he or she has paid the current
55       membership fee and has been enrolled in the member database. The termly
56       membership fee is set from time to time by the Executive. Under conditions
57       approved by the Executive, a member who purchases a membership at the end
58       of the current term may be given membership for both the current term and
59       the next term. If the membership fee changes, then this does not affect
60       the validity of any membership terms already paid for.</li>
61
62     <li> The Club may grant access to its systems, free of charge, to members of
63       the University community in order to offer them services. This does not
64       constitute membership.</li>
65   </ol>
66 </section>
67
68 <section title="4. Officers" anchor="officers">
69   <ol>
70     <li> The officers of the Club shall be:
71       <ol>
72         <li> President</li>
73         <li> Vice-President</li>
74         <li> Secretary</li>
75         <li> Treasurer</li>
76         <li> System Administrator</li>
77       </ol>
78     </li>
79
80     <li> There shall additionally be a Faculty Advisor, selected by the
81       Executive from time to time from among the faculty of the School of
82       Computer Science. The Faculty Advisor shall be an ex-officio affiliate
83       member of the Club.</li>
84
85     <li> The choice of officers shall be limited to full members of the
86       Club.</li>
87
88     <li> All officers, other than the System Administrator, shall be elected at
89       a meeting to be held no later than three weeks after the start of lectures
90       in each term.</li>
91
92     <li> The election of officers shall be accomplished by the following
93       procedure:
94
95       <ol>
96         <li> Before the end of the prior term, the then-Executive shall choose a
97           willing Chief Returning Officer, who is responsible for carrying out
98           elections according to this procedure.</li>
99
100         <li> The CRO shall set the date and time of the election meeting, and
101           set the nomination period. The nomination shall be at least one week
102           long and shall end at least 24 hours before the start of the election
103           meeting.</li>
104
105         <li> Announcements of the election and the nomination procedure must be
106           distributed to all members by the members' mailing list, and should
107           also be advertised by posters in the MC building.</li>
108
109         <li> During the nomination period, the Chief Returning Officer (CRO)
110           shall be available to receive nominations for the posts of officers of
111           the club, either in person, by email, by depositing nomination forms
112           in the CSC's mailbox in the MathSoc office, or by writing the
113           nomination in a place in the CSC office to be specified by the
114           CRO.</li>
115
116         <li> A nomination shall consist of the nominee's userid, and post(s)
117           nominated for.  Nominees must be full members of the Computer Science
118           Club. A member may decline a nomination at any point prior to the
119           taking of the vote.</li>
120
121         <li> The election shall commence with the offering of memberships for
122           sale. After a reasonable time, control of the meeting is given to the
123           CRO who will preside over the election of the President,
124           Vice-President, Treasurer, and Secretary, in that order.</li>
125
126         <li> Each election shall be carried out by secret vote, in a manner to
127           be decided on by the CRO, with the approval of the members at the
128           meeting.  An accurate count of votes for each candidate for each
129           position must be made and recorded by the CRO. A simple
130           heads-down-hands-up method is considered acceptable.</li>
131
132         <li> The CRO shall not vote except to break a tie.</li>
133
134         <li> The CRO may, if feasible, accept absentee ballots from full
135           members. No absentee vote from a member shall be counted if the member
136           is present at the time the vote is taken. The CRO shall make a best
137           effort to ensure that absentee ballots are compatible with the method
138           of voting chosen; if this is not possible (for instance, if the CRO is
139           overruled by the membership), then the absentee votes shall not be
140           counted.</li>
141
142         <li> Immediately after the vote is taken, the CRO will announce the
143           results of the election and the winner will be removed from subsequent
144           contests.  If, due to lack of candidates (because there were no
145           nominations, or candidates withdrew or were eliminated), there is no
146           one elected to an office, then the members at the meeting will
147           decide whether or not to hold extra elections in accordance with the
148           procedure for vacancies. If they choose not to, this does not prevent
149           the Executive or a group of members from calling extra elections later
150           in the term in accordance with the usual vacancy provisions.</li>
151       </ol>
152     </li>
153
154     <li> Following the elections, it is the responsibility of the new executive
155       to select a System Administrator.  The selection of System Administrator
156       must then be ratified by the members at the meeting.  If a suitable System
157       Administrator is not available, then the executive may delay their
158       selection until one becomes available.  In this case the selection of
159       System Administrator must be ratified at the next meeting of the
160       Club.</li>
161
162     <li> Any two offices may be held by a single person with the approval of the
163       President (if any), and the explicit approval of the members.</li>
164
165     <li> In the case of a resignation of an officer or officers, including the
166       President, or if a vacancy occurs for any other reason, the Executive,
167       members at a meeting, or any ten (10) members may call extra elections to
168       replace such officer(s). If extra elections are held, they are held for
169       all vacant offices.</li>
170
171     <li> Whenever extra elections are held, they shall follow the usual election
172       procedure. If they are held after elections failed to elect an officer,
173       then the nomination period may be shortened to less than a week in order
174       to allow the extra elections to take place at the same date and time in
175       the following week. The Executive (or the ten (10) members who called the
176       election) may appoint a replacement CRO if the previous CRO is unwilling
177       or unable to fulfill their duties.</li>
178   </ol>
179 </section>
180
181 <section title="5. Duties of Officers" anchor="duties">
182   <ol>
183     <li> The duties of the President shall be:
184       <ol>
185         <li> to call and preside at all general, special, and executive meetings
186           of the Club, except during the election of officers;</li>
187         <li> to appoint special committees of the Club and the membership and
188           chairmen of such committees, with the approval of the Executive
189           Council; and</li>
190         <li> to audit, or to appoint a representative to audit, the financial
191           records of the club at the end of each academic term.</li>
192         <li> with the approval of the Faculty Advisor, rule on any point of
193           procedure under the constitution that arises outside of a meeting.</li>
194       </ol>
195     </li>
196
197     <li> The duties of the Vice-President shall be:
198       <ol>
199         <li> to assume the duties of the President in the event of the
200           President's absence;</li>
201         <li> to act as chairman of the Programme Committee;</li>
202         <li> to appoint members to and remove members from the Programme
203           Committee;</li>
204         <li> to ensure that Club events are held regularly; and</li>
205         <li> to assume those duties of the President that are delegated to him
206           by the President.</li>
207       </ol>
208     </li>
209
210     <li> The duties of the Secretary shall be:
211       <ol>
212         <li> to keep minutes of all Club meetings;</li>
213         <li> to care for all Club correspondence; and</li>
214         <li> manage any persons appointed to positions by the Executive.</li>
215       </ol>
216     </li>
217
218     <li> The duties of the Treasurer shall be:
219       <ol>
220         <li> to collect dues and maintain all financial and membership
221           records;</li>
222         <li> to produce a financial or membership statement when requested.</li>
223       </ol>
224     </li>
225
226     <li> The duties of the System Administrator shall be:
227       <ol>
228         <li> to chair the Systems Committee;</li>
229         <li> to appoint members to and remove members from the Programme
230           Committee.</li>
231         <li> to ensure that the duties of the Systems Committee are
232           performed.</li>
233       </ol>
234     </li>
235   </ol>
236 </section>
237 <section title="6. Executive Council" anchor="executive">
238   <ol>
239     <li> The Executive Council shall consist of the present officers of the Club
240       and the Faculty Advisor (as a non-voting member) and has the power to run
241       the affairs of this club within the limits of this constitution. This
242       includes the power to overrule or issue directions to any officer.</li>
243
244     <li> The Executive Council may appoint people to various positions to help
245       manage the Club.</li>
246
247     <li> The Executive Council must obey any instructions given to it by the
248       members at a meeting and can be overruled by them.</li>
249
250     <li> The Executive Council can act by consensus achieved on their mailing
251       list.</li>
252
253     <li>Minutes of the Executive Council meetings shall be available for
254       inspection by any member of the Club and shall be filed with the Club
255       records. On request, a member shall be shown the archive of any thread on
256       the Executive Council mailing list which resulted in a decision being
257       made.</li>
258   </ol>
259 </section>
260 <section title="7. Committees" anchor="committees">
261   <h3>1. Programme Committee</h3>
262   <ol>
263     <li> The Programme Committee shall be a standing committee chaired by the
264       Vice-President.</li>
265     <li> The Vice-President shall appoint and remove members to and from the
266       Programme Committee as needed.</li>
267     <li> The Programme Committee shall plan and arrange the events of the
268       Club.</li>
269     <li> The Programme committee shall be responsible to the Executive
270       Council and to the Vice-President.</li>
271   </ol>
272
273   <h3><a id="sysduties">2. Systems Committee</a></h3>
274   <ol>
275     <li> The Systems Committee will be a standing committee, chaired by the
276       Systems Administrator.</li>
277     <li> The Systems Administrator shall appoint and remove members to and from
278       the Systems Committee.</li>
279     <li> Members should only be appointed to the Systems Committee if they show
280       interest and some existing ability in systems administration.</li>
281     <li> Members should only be removed from the Systems Committee with cause,
282       or when they no longer show interest in systems administration.</li>
283     <li> The Systems Committee will collectively, under the leadership of the
284       Systems Administrator,
285       <ol>
286         <li> operate any and all equipment in the possession of the Club.</li>
287         <li> maintain and upgrade the software on equipment that is operated by
288           the Club.</li>
289         <li> facilitate the use of equipment that is operated by the Club.</li>
290       </ol>
291     <li> Members of the Systems Committee shall have root access to the machines
292       operated by the Club.</li>
293   </ol>
294
295   <h3>3. Other Committees</h3>
296   <ol>
297     <li> The President, with approval of the executive council, may appoint such
298       special committees as are deemed necessary.</li>
299   </ol>
300 </section>
301
302 <section title="8. Meetings" anchor="meetings">
303   <ol>
304     <li> A regular meeting of the Club shall be held each term. This meeting
305       shall be called by the CRO and shall be the election meeting for that
306       term.</li>
307
308     <li> Special meetings may be called at any time deemed necessary by the
309       Executive Council, by the Faculty Advisor, or by any ten (10) members.</li>
310
311     <li> All members shall be notified at least two days prior to a forthcoming
312       meeting of the meeting and of the business to be considered at that
313       meeting. A message to the members' mailing list will be considered
314       sufficient notification, though other forms of notification are also
315       encouraged.</li>
316
317     <li> The Club shall hold meetings only in places that are open to all
318       members of the Club.</li>
319
320     <li> The Club membership cannot act except at a general meeting.</li>
321
322     <li> A quorum necessary for the conduct of business is defined as fifteen
323       (15) members or 2/3 of the membership, whichever is smaller. If an
324       election meeting lacks quorum, then the inquorate meeting can set a date
325       and time for the elections, and can choose to either run the new elections
326       with the same nominations or with a new nomination period (which does not
327       need to meet the usual minimum requirement).</li>
328
329     <li> A motion to remove an officer, or to call new elections (except at an
330       election meeting), requires a 2/3 vote and at least a week's notice. Any
331       other motion requires a majority vote.</li>
332
333     <li> If a motion is defeated, it cannot be brought again for sixty (60)
334       days.</li>
335   </ol>
336 </section>
337
338 <section title="9. Finances" anchor="finances">
339   <ol>
340     <li> The Treasurer shall, each term, present to the Executive a financial
341       statement for the previous term. They shall, before the end of the current
342       term, ensure that the records are in a good condition to make this task as
343       easy as possible for the next Treasurer.</li>
344
345     <li> The Treasurer shall prepare a budget each term, to be presented to
346       MathSoc, and shall be responsible to ensure that the Club is represented
347       at the MathSoc budget meeting.</li>
348
349     <li> The signing officers shall be the Treasurer, and one of the President
350       or Vice-President.</li>
351
352     <li> At the end of each term, the President or his/her representative shall
353       ensure that the financial records are complete and accurate.</li>
354   </ol>
355 </section>
356
357 <section title="10. Amendments and Procedures" anchor="amendments">
358   <ol>
359     <li> A proposed constitutional amendment can be initiated by the Executive Council or
360           any ten (10) members.</li>
361
362     <li> The proposed amendment shall be announced to all members by email
363       to the members' mailing list.</li>
364
365     <li> The proposed amendment shall be made available for viewing by all
366       members in the Computer Science Club office.</li>
367
368     <li> A general meeting shall be held to consider the amendment at least
369       seven (7) days after the announcement and no more than thirty (30) days
370       after, which may be the regular meeting for the term, or a special
371       meeting.</li>
372
373     <li> A constitutional amendment requires a 2/3 vote for adoption.</li>
374   </ol>
375 </section>
376
377 <section title="11. Dissolution" anchor="dissolution">
378   <ol>
379     <li> In the event of dissolution of the Club, all assets of the Club shall
380       be transferred to the Mathematics Society of the University of
381       Waterloo.</li>
382   </ol>
383 </section>
384
385 <section title="12. Use of Club Resources" anchor="resources">
386   <ol>
387     <li> All resources under control of the Club are to be used in accordance
388       with the aims of the Club.</li>
389
390     <li> The President and Vice-President are jointly responsible for the proper
391       use of all Club resources, except as otherwise specified by the Executive
392       or this Constitution.</li>
393
394     <li> The Systems Administrator is responsible for the proper use of all
395       administrative access to Club computing resources.</li>
396
397     <li> The Executive, via the Systems Administrator and the Systems Committee,
398       are responsible for the proper use of all Club computing resources.</li>
399     
400     <li> Permission to use a resource is automatically granted to someone
401       responsible for that resource, and optionally as determined by those
402       responsible for a resource. Granting permission to someone to use a
403       resource does not make that person responsible for the proper use
404       of the resource, although the user is, of course, responsible to the
405       person granting permission.</li>
406   </ol>
407 </section>
408
409 <section title="Revision" anchor="revision">
410   <p>The constitution was last revised on ?? September 2014.</p>
411 </section>
412
413 <footer/>
414 </cscpage>