update coc and constitution from jan25 meeting
[www/www.git] / about / constitution.xml
1 <?xml version='1.0'?>
2
3 <!DOCTYPE cscpage SYSTEM "../csc.dtd">
4
5 <cscpage title="Constitution of the Computer Science Club of the University of Waterloo">
6
7 <header />
8
9 <section title="1. Name" anchor="name">
10   <ol>
11     <li> The name of this organization shall be the "Computer Science Club of
12       the University of Waterloo".</li>
13   </ol>
14 </section>
15 <section title="2. Purpose" anchor="purpose">
16   <ol>
17     <li>The Club is organized and will be operated exclusively for educational
18       and scientific purposes in furtherance of:
19       <ol>
20         <li>promoting an increased knowledge of computer science and its
21           applications;</li>
22         <li>promoting a greater interest in computer science and its
23           applications; and</li>
24         <li>providing a means of communication between persons having interest
25           in computer science.</li>
26       </ol>
27     </li>
28
29     <li> The above purposes will be fulfilled by the organization of discussions
30       and lectures with professionals and academics in the field of computer
31       science and related fields, the maintenance of a library of materials
32       related to computer science, the maintenance of an office containing the
33       library as an aid to aim (<a href="#comm">1.3</a>) above, and such other
34       means as decided by the club membership.</li>
35 </ol>
36 </section>
37
38 <section title="3. Membership" anchor="membership">
39   <ol>
40     <li> In compliance with MathSoc regulations and in recognition of the club
41       being primarily targeted at undergraduate students, full membership is
42       open to all Social Members of the Mathematics Society and restricted to
43       the same.</li>
44
45     <li> Affiliate membership in this Club shall be open to all members of the
46       University community, including alumni. Affiliate members shall have all
47       the rights of full members except for the rights of voting and holding
48       executive office.</li>
49
50     <li> Membership shall be accounted for on a termly basis, where a term
51       begins at the start of lectures in Winter or Spring, and at the start of
52       Orientation Week in Fall. </li>
53
54     <li> A person is not a member until he or she has paid the current
55       membership fee and has been enrolled in the member database. The termly
56       membership fee is set from time to time by the Executive. Under conditions
57       approved by the Executive, a member who purchases a membership at the end
58       of the current term may be given membership for both the current term and
59       the next term. If the membership fee changes, then this does not affect
60       the validity of any membership terms already paid for.</li>
61
62     <li> The Club may grant access to its systems, either free of charge or for
63       a fee, to members of the University community in order to offer them
64       services. This does not constitute membership.</li>
65   </ol>
66 </section>
67
68 <section title="4. Officers" anchor="officers">
69   <ol>
70     <li> The officers of the Club shall be:
71       <ol>
72         <li> President</li>
73         <li> Vice-President</li>
74         <li> Secretary</li>
75         <li> Treasurer</li>
76         <li> System Administrator</li>
77       </ol>
78     </li>
79
80     <li> There shall additionally be a Faculty Advisor, selected by the
81       Executive from time to time from among the faculty of the School of
82       Computer Science. The Faculty Advisor shall be an ex-officio affiliate
83       member of the Club.</li>
84
85     <li> The choice of officers shall be limited to full members of the
86       Club.</li>
87
88     <li> All officers, other than the System Administrator, shall be elected at
89       a meeting to be held no later than two weeks after the start of lectures
90       in each term.</li>
91
92     <li> The election of officers shall be accomplished by the following
93       procedure:
94
95       <ol>
96         <li> Before the end of the prior term, the then-Executive shall choose a
97           willing Chief Returning Officer, who is responsible for carrying out
98           elections according to this procedure.</li>
99
100         <li> The CRO shall set the date and time of the election meeting, and
101           set the nomination period. The nomination shall be at least one week
102           long and shall end at least 24 hours before the start of the election
103           meeting.</li>
104
105         <li> Announcements of the election and the nomination procedure must be
106           distributed to all members by the members' mailing list, and should
107           also be advertised by posters in the MC building.</li>
108
109         <li> During the nomination period, the Chief Returning Officer (CRO)
110           shall be available to receive nominations for the posts of officers of
111           the club, either in person, by email, by depositing nomination forms
112           in the CSC's mailbox in the MathSoc office, or by writing the
113           nomination in a place in the CSC office to be specified by the
114           CRO.</li>
115
116         <li> A nomination shall consist of the nominee's userid, and post(s)
117           nominated for.  Nominees must be full members of the Computer Science
118           Club. A member may decline a nomination at any point prior to the
119           taking of the vote.</li>
120
121         <li> The election shall commence with the offering of memberships for
122           sale. After a reasonable time, control of the meeting is given to the
123           CRO who will preside over the election of the President,
124           Vice-President, Treasurer, and Secretary, in that order.</li>
125
126         <li>During each election, if the position has no nominees, the CRO
127         will take nominations from the floor. Any present, eligible member
128         can be nominated.</li>
129
130         <li> Each election shall be carried out by secret vote, in a manner to
131           be decided on by the CRO, with the approval of the members at the
132           meeting. A simple heads-down-hands-up method is considered
133           acceptable.</li>
134
135         <li> The CRO shall not vote except to break a tie.</li>
136
137         <li> The CRO may, if feasible, accept absentee ballots from full
138           members. No absentee vote from a member shall be counted if the member
139           is present at the time the vote is taken. The CRO shall make a best
140           effort to ensure that absentee ballots are compatible with the method
141           of voting chosen; if this is not possible (for instance, if the CRO is
142           overruled by the membership), then the absentee votes shall not be
143           counted.</li>
144
145         <li> Immediately after the vote is taken, the CRO will announce the
146           results of the election and the winner will be removed from subsequent
147           contests.  If, due to lack of candidates (because there were no
148           nominations, or candidates withdrew or were eliminated), there is no
149           one elected to an office, then the members at the meeting will
150           decide whether or not to hold extra elections in accordance with the
151           procedure for vacancies. If they choose not to, this does not prevent
152           the Executive or a group of members from calling extra elections later
153           in the term in accordance with the usual vacancy provisions.</li>
154       </ol>
155     </li>
156
157     <li> Following the elections, it is the responsibility of the new executive
158       to select a System Administrator.  The selection of System Administrator
159       must then be ratified by the members at the meeting.  If a suitable System
160       Administrator is not available, then the executive may delay their
161       selection until one becomes available.  In this case the selection of
162       System Administrator must be ratified at the next meeting of the
163       Club.</li>
164
165     <li> Any two offices may be held by a single person with the approval of the
166       President (if any), and the explicit approval of the members.</li>
167
168     <li> In the case of a resignation of an officer or officers, including the
169       President, or if a vacancy occurs for any other reason, the Executive,
170       members at a meeting, or any ten (10) members may call extra elections to
171       replace such officer(s). If extra elections are held, they are held for
172       all vacant offices.</li>
173
174     <li> Whenever extra elections are held, they shall follow the usual election
175       procedure. If they are held after elections failed to elect an officer,
176       then the nomination period may be shortened to less than a week in order
177       to allow the extra elections to take place at the same date and time in
178       the following week. The Executive (or the ten (10) members who called the
179       election) may appoint a replacement CRO if the previous CRO is unwilling
180       or unable to fulfill their duties.</li>
181   </ol>
182 </section>
183
184 <section title="5. Duties of Officers" anchor="duties">
185   <ol>
186     <li> The duties of the President shall be:
187       <ol>
188         <li> to call and preside at all general, special, and executive meetings
189           of the Club, except during the election of officers;</li>
190         <li> to appoint special committees of the Club and the membership and
191           chairs of such committees, with the approval of the Executive
192           Council; and</li>
193         <li> to audit, or to appoint a representative to audit, the financial
194           records of the club at the end of each academic term.</li>
195         <li> with the approval of the Faculty Advisor, rule on any point of
196           procedure under the constitution that arises outside of a meeting.</li>
197       </ol>
198     </li>
199
200     <li> The duties of the Vice-President shall be:
201       <ol>
202         <li> to assume the duties of the President in the event of the
203           President's absence;</li>
204         <li> to chair the Programme Committee;</li>
205         <li> to appoint members to and remove members from the Programme
206           Committee;</li>
207         <li> to ensure that Club events are held regularly; and</li>
208         <li> to assume those duties of the President that are delegated to them
209           by the President.</li>
210       </ol>
211     </li>
212
213     <li> The duties of the Secretary shall be:
214       <ol>
215         <li> to keep minutes of all Club meetings;</li>
216         <li> to care for all Club correspondence; and</li>
217         <li> manage any persons appointed to internal positions by the
218           Executive.</li>
219       </ol>
220     </li>
221
222     <li> The duties of the Treasurer shall be:
223       <ol>
224         <li> to collect dues and maintain all financial and membership
225           records;</li>
226         <li> to produce a financial or membership statement when requested.</li>
227       </ol>
228     </li>
229
230     <li> The duties of the System Administrator shall be:
231       <ol>
232         <li> to chair the Systems Committee;</li>
233         <li> to appoint members to and remove members from the Systems
234           Committee.</li>
235         <li> to ensure that the duties of the Systems Committee are
236           performed.</li>
237       </ol>
238     </li>
239   </ol>
240 </section>
241 <section title="6. Executive Council" anchor="executive">
242   <ol>
243     <li> The Executive Council shall consist of the present officers of the Club
244       and the Faculty Advisor (as a non-voting member) and has the power to run
245       the affairs of this club within the limits of this constitution. This
246       includes the power to overrule or issue directions to any officer.</li>
247
248     <li> The Executive Council may appoint people to various positions to help
249       manage the Club.</li>
250
251     <li> The Executive Council must obey any instructions given to it by the
252       members at a meeting and can be overruled by them.</li>
253
254     <li> The Executive Council can act by consensus achieved on their mailing
255       list.</li>
256
257     <li>Minutes of the Executive Council meetings shall be available for
258       inspection by any member of the Club and shall be filed with the Club
259       records. On request, a member shall be shown the archive of any thread on
260       the Executive Council mailing list which resulted in a decision being
261       made.</li>
262   </ol>
263 </section>
264 <section title="7. Committees" anchor="committees">
265   <h3>1. Programme Committee</h3>
266   <ol>
267     <li> The Programme Committee shall be a standing committee chaired by the
268       Vice-President.</li>
269     <li> The Vice-President shall appoint and remove members to and from the
270       Programme Committee as needed.</li>
271     <li> The Programme Committee shall plan and arrange the events of the
272       Club.</li>
273     <li> The Programme committee shall be responsible to the Executive
274       Council and to the Vice-President.</li>
275   </ol>
276
277   <h3><a id="sysduties">2. Systems Committee</a></h3>
278   <ol>
279     <li> The Systems Committee will be a standing committee, chaired by the
280       Systems Administrator.</li>
281     <li> The Systems Administrator shall appoint and remove members to and from
282       the Systems Committee.</li>
283     <li> Members should only be appointed to the Systems Committee if they show
284       interest and some existing ability in systems administration.</li>
285     <li> Members should only be removed from the Systems Committee with cause,
286       or when they no longer show interest in systems administration.</li>
287     <li> The Systems Committee will collectively, under the leadership of the
288       Systems Administrator,
289       <ol>
290         <li> operate any and all equipment in the possession of the Club.</li>
291         <li> maintain and upgrade the software on equipment that is operated by
292           the Club.</li>
293         <li> facilitate the use of equipment that is operated by the Club.</li>
294       </ol>
295     </li>
296     <li> Members of the Systems Committee shall have root access to the machines
297       operated by the Club.</li>
298   </ol>
299
300   <h3>3. Other Committees</h3>
301   <ol>
302     <li> The President, with approval of the executive council, may appoint such
303       special committees as are deemed necessary.</li>
304   </ol>
305 </section>
306
307 <section title="8. Meetings" anchor="meetings">
308   <ol>
309     <li> A regular meeting of the Club shall be held each term. This meeting
310       shall be called by the CRO and shall be the election meeting for that
311       term.</li>
312
313     <li> Special meetings may be called at any time deemed necessary by the
314       Executive Council, by the Faculty Advisor, or by any ten (10) members.</li>
315
316     <li> All members shall be notified at least two days prior to a forthcoming
317       meeting of the meeting and of the business to be considered at that
318       meeting. A message to the members' mailing list will be considered
319       sufficient notification, though other forms of notification are also
320       encouraged.</li>
321
322     <li> The Club shall hold meetings only in places that are open to all
323       members of the Club.</li>
324
325     <li> The Club membership cannot act except at a general meeting.</li>
326
327     <li> A quorum necessary for the conduct of business is defined as fifteen
328       (15) full members or 2/3 of the full membership, whichever is smaller. If
329       an election meeting lacks quorum, then the inquorate meeting can set a
330       date and time for the elections, and can choose to either run the new
331       elections with the same nominations or with a new nomination period
332       (which does not need to meet the usual minimum requirement).
333     </li>
334
335     <li> A motion to remove an officer, or to call new elections (except at an
336       election meeting), requires a 2/3 vote and at least a week's notice. Any
337       other motion requires a majority vote.</li>
338
339     <li> If a motion is defeated, it cannot be brought again for sixty (60)
340       days.</li>
341   </ol>
342 </section>
343
344 <section title="9. Finances" anchor="finances">
345   <ol>
346     <li> The Treasurer shall, each term, present to the Executive a financial
347       statement for the previous term. They shall, before the end of the current
348       term, ensure that the records are in a good condition to make this task as
349       easy as possible for the next Treasurer.</li>
350
351     <li> The Treasurer shall prepare a budget each term, to be presented to
352       MathSoc, and shall be responsible to ensure that the Club is represented
353       at the MathSoc budget meeting.</li>
354
355     <li> The signing officers shall be the Treasurer, and one of the President
356       or Vice-President.</li>
357
358     <li> At the end of each term, the President or his/her representative shall
359       ensure that the financial records are complete and accurate.</li>
360   </ol>
361 </section>
362
363 <section title="10. Amendments and Procedures" anchor="amendments">
364   <ol>
365     <li> A proposed constitutional amendment can be initiated by the Executive Council or
366           any ten (10) members.</li>
367
368     <li> The proposed amendment shall be announced to all members by email
369       to the members' mailing list.</li>
370
371     <li> The proposed amendment shall be made available for viewing by all
372       members in the Computer Science Club office.</li>
373
374     <li> A general meeting shall be held to consider the amendment at least
375       seven (7) days after the announcement and no more than thirty (30) days
376       after, which may be the regular meeting for the term, or a special
377       meeting.</li>
378
379     <li> A constitutional amendment requires a 2/3 vote for adoption.</li>
380   </ol>
381 </section>
382
383 <section title="11. Dissolution" anchor="dissolution">
384   <ol>
385     <li> In the event of dissolution of the Club, all assets of the Club shall
386       be transferred to the Mathematics Society of the University of
387       Waterloo.</li>
388   </ol>
389 </section>
390
391 <section title="12. Code of Conduct" anchor="conduct">
392   <ol>
393     <li>
394       The Club has a <a href="code-of-conduct">Code of Conduct</a>.
395     </li>
396     <li>
397       The <a href="code-of-conduct#scope">scope of the Code of Conduct</a> is specified by the Code of Conduct.
398     </li>
399     <li>
400       Changes to the Code of Conduct are governed by the same rules as changes
401       to the Constitution.
402     </li>
403   </ol>
404 </section>
405
406 <section title="13. Use of Club Resources" anchor="resources">
407   <ol>
408     <li> All resources under control of the Club are to be used in accordance
409       with the aims of the Club.</li>
410
411     <li> The President and Vice-President are jointly responsible for the proper
412       use of all Club resources, except as otherwise specified by the Executive
413       or this Constitution.</li>
414
415     <li> The Systems Administrator is responsible for the proper use of all
416       administrative access to Club computing resources.</li>
417
418     <li> The Executive, via the Systems Administrator and the Systems Committee,
419       are responsible for the proper use of all Club computing resources.</li>
420     
421     <li> Permission to use a resource is automatically granted to someone
422       responsible for that resource, and optionally as determined by those
423       responsible for a resource. Granting permission to someone to use a
424       resource does not make that person responsible for the proper use
425       of the resource, although the user is, of course, responsible to the
426       person granting permission.</li>
427   </ol>
428 </section>
429
430 <section title="Revision" anchor="revision">
431   <p>The constitution was last revised on 25 January 2018.</p>
432 </section>
433
434 <footer/>
435 </cscpage>