Remove erroroneous <a> tags
[www/www.git] / about / constitution.xml
1 <?xml version='1.0'?>
2
3 <!DOCTYPE cscpage SYSTEM "../csc.dtd">
4
5 <cscpage title="Constitution of the Computer Science Club of the University of Waterloo">
6
7 <header />
8
9 <section title="1. Name" anchor="name">
10 <ol><li> The name of this organization shall be the "Computer Science Club
11 of the University of Waterloo".</li>
12 </ol>
13 </section>
14 <section title="2. Purpose" anchor="purpose">
15 <ol><li>The Club is organized and will be operated exclusively for educational
16 and scientific purposes in furtherance of:
17 <ul>
18 <li>a) promoting an increased knowledge of computer science and its applications.</li>
19 <li>b) promoting a greater interest in computer science and
20 its applications; and</li>
21 <li>c) providing a means of communication between persons
22 having interest in computer science.</li>
23 </ul>
24 </li>
25
26 <li> the above purposes will be fulfilled by the organization of
27 discussions and lectures with professionals and academics in the field
28 of computer science and related fields, co-operation with the Student
29 Chapter of the ACM of the University of Waterloo, the maintenance of a
30 library of materials related to computer science, the maintenance of
31 an office containing the library as an aid to aim (<a
32 href="#comm">1c</a>) above, and such other means as
33 decided by the club membership.</li>
34 </ol>
35 </section>
36
37 <section title="3. Membership" anchor="membership">
38
39 <ol>
40
41 <li>In compliance
42 with MathSoc regulations and in recognition of the club being
43 primarily targeted at undergraduate students, full membership is open
44 to all Social Members of the Mathematics Society
45 and restricted to the same.</li>
46
47 <li> Affiliate membership in this Club shall be open to all other
48 persons.  Affiliate members shall have all the rights of full members
49 except for the rights of voting and holding executive office.</li>
50
51 <li> A person is not a member until he or she has paid
52 the current membership
53 fee and has been issued a membership card.
54 Membership lasts until the end of the term in which it was issued.
55 The membership card indicates, at least, a member's name, membership number,
56 the term for which the membership is valid, and an indication that
57 the member is an associate member, if indeed that is true.
58 The membership fee is set from time to time by the Executive.</li>
59 </ol>
60 </section>
61
62 <section title="4. Officers" anchor="officers">
63 <ol><li> The officers of the Club shall be:
64 <ol><li> President</li>
65 <li> Vice-President</li>
66 <li> Secretary</li>
67 <li> Treasurer</li>
68 <li> System Administrator</li>
69 </ol></li>
70
71 <li> The faculty advisor shall be an ex-officio member of the
72         Club.</li>
73
74 <li> The choice of officers shall be limited to full members of the
75         Club.</li>
76
77 <li> All officers, other than the System Administrator, shall be
78 elected at a meeting to be held no later than three weeks after the
79 start of each school term, such start defined as the beginning of
80 lectures in the Winter and Spring terms, and as the beginning of
81 Orientation Week in the Fall term.</li>
82
83 <li> The election of officers shall be accomplished by the following
84         procedure:
85
86 <ol>
87
88 <li> The past executive shall choose a willing Chief Returning
89 Officer, with duties defined below, set an election date, and set a
90 date for the opening of nominations such that the nomination period
91 (from the opening of nominations to 4:30 P.M.  on the day preceding
92 the elections) is at least one week.</li>
93
94 <li> Announcements of the election and the nomination procedure must
95 be distributed to all members by one or more of electronic mail,
96 Usenet, or posters in at least the Math and Computer building.</li>
97
98 <li> During the nomination period, the Chief Returning Officer (CRO)
99 shall be available to receive nominations for the posts of officers of
100 the club, either in person, by depositing nomination forms in the
101 CSC's mailbox in the MathSoc office, or by writing the nomination in a
102 place in the CSC office to be specified by the CRO.</li>
103
104 <li> A nomination shall consist of the nominee's name, and post(s)
105 nominated for.  Nominees must be full members of the Computer Science
106 Club.</li>
107
108 <li> The election shall commence with the offering of memberships for
109 sale.  After a reasonable time, control of the meeting is given to the
110 CRO who will manage the election of the President, Vice-President,
111 Treasurer, and Secretary, in that order.  Each election shall be
112 carried out by secret ballot, in a manner to be decided on by the CRO,
113 with the approval of the membership.  An accurate count of votes for
114 each candidate for each position must be made and recorded by the CRO.
115 A simple heads-down-hands-up method is considered acceptable.  As soon
116 as possible the CRO will announce the results of the election and the
117 winner will be removed from subsequent contests.  If this removal or
118 lack of nominations results in a vacant post, elections for such posts
119 may not be held at the election meeting, but elections for such posts
120 may be held at a later date, in accordance with the election
121 procedures.  The membership decides whether or not to hold extra
122 elections.</li>
123 </ol>
124 </li>
125
126 <li> Following the elections, it is the responsibility of the new executive
127 to select a System Administrator.  The selection of System Administrator must
128 then be ratified by the membership of the Club.  If a suitable System
129 Administrator is not available, then the executive may delay their selection
130 until one becomes available.  In this case the selection of System
131 Administrator must be ratified at the next meeting of the Club.</li>
132
133 <li> The faculty advisor shall be appointed by the present executive council
134 within three (3) weeks of each term's elections.  The faculty
135 advisor shall be a person having membership in the Association for Computing
136 Machinery and having a genuine interest in the Club.</li>
137
138 <li> Any two offices may be held by a single person if the President
139 deems this advisable, subject to the consent of the membership.</li>
140
141 <li> In the case of a resignation of an officer or officers, the membership
142 may call elections to replace such officer(s).
143 If they are called, they must follow the given election procedure.
144 Such elections would be for all offices which are vacant.</li>
145 </ol>
146 </section>
147
148 <section title="5. Duties of Officers" anchor="duties">
149 <ol>
150
151 <li> The duties of the President shall be:
152
153 <ol>
154 <li> to call and preside at all general, special, and executive
155 meetings of the Club;</li>
156
157 <li> to appoint all committees of the Club and the committee chairmen
158 of such committees, except the chairman of the programmes committee;
159 and</li>
160
161 <li> to audit, or to appoint a representative to audit, the financial
162 records of the club at the end of each academic term.</li>
163
164 </ol>
165 </li>
166
167 <li> The duties of the Vice-President shall be:
168 <ol><li> to assume the duties of the President
169 in the event of the President's absence;</li>
170 <li> to act as chairman of the programmes committee; and</li>
171 <li> to assume those duties of the President
172 that are delegated to him by the President.</li>
173 </ol>
174 </li>
175
176 <li> The duties of the Secretary shall be:
177 <ol><li> to keep minutes of all Club meetings;</li>
178 <li> to prepare the annual Club report for
179 approval by the executive council;</li>
180 <li> to care for all Club correspondence;</li>
181 </ol>
182 </li>
183
184 <li> The duties of the Treasurer shall be:
185 <ol>
186 <li> to collect dues and maintain all financial and membership records;</li>
187 <li> to produce a financial or membership statement when requested;</li>
188 </ol>
189 </li>
190
191 <li> The duties of the System Administrator shall be:
192 <ol>
193 <li> to chair the Systems Committee</li>
194 <li> to perform in conjunction with the Systems Committee, the duties listed
195 in <a href="#sysduties">7.2</a>.</li>
196 </ol>
197 </li>
198 </ol>
199 </section>
200 <section title="6. Executive Council" anchor="executive">
201 <ol>
202
203 <li> The executive council shall consist of the present officers of
204 the Club and the faculty advisor.  The new executive council shall
205 take effect immediately following the installation of new officers or
206 a new faculty advisor.</li>
207
208 <li> The executive council has the power of a general assembly, though
209 an actual general assembly may overrule its decisions.  Minutes of the
210 executive council meetings shall be available for inspection by any
211 member of the Club and shall be filed with the Club records.  Further,
212 all recent executive council decisions shall be announced at the next
213 regular meeting of the club.</li>
214 </ol>
215 </section>
216 <section title="7. Committees" anchor="committees">
217 <h3>1. Programme Committee</h3>
218 <ol><li>The programme committee shall be a standing committee.</li>
219 <li> The programme committee shall plan and arrange meetings of the Club in
220 accordance with apparent membership interests and the aims of the
221 Club as set forth in Section <a href="#purpose">2</a>.</li>
222
223 <li> The programme committee shall be responsible to the executive
224 council.</li>
225 </ol>
226
227 <h3><a id="sysduties">2. Systems Committee</a></h3>
228
229 <ol><li> The Systems Committee will be a standing committee, chaired by the 
230 Systems Administrator.</li>
231 <li> The Executive Council shall appoint members to the Systems Committee.
232 Such members should show interest and ability in Systems Administration.</li>
233 <li> The Systems Committee will collectively, under the leadership of the
234 Systems Administrator,
235 <ol><li> to operate any and all equipment in the possession of the Club.</li>
236 <li> to maintain and upgrade the software on equipment that is operated by
237 the Club.</li>
238 <li> to facilitate the use of equipment that is operated by the
239           Club.</li>
240
241 </ol></li></ol>
242
243 <h3>3. Library Committee</h3>
244
245 <ol><li> The library committee will be a standing committee, headed by the
246 Librarian of the Computer Science Club.</li>
247 <li> The Librarian shall be selected by the Executive Council.</li>
248 <li> Either the Executive Council or the Librarian may appoint members to
249 the library committee.</li>
250 <li> The library committee will be responsible for
251 <ol><li> purchasing new materials to be added to the Computer Science Club
252 library, with a target amount of money to spend indicated by the Treasurer;</li>
253 <li> keeping the library in some semblance of order;</li>
254 <li> in conjunction with the Systems Committee, maintaining an up-to-date,
255 online record of the materials in the library.</li>
256 </ol></li></ol>
257
258
259 <h3>4. Other Committees</h3>
260
261 <ol>
262 <li> The President, with approval of the executive council, may appoint such
263 temporary committees as is deemed necessary.</li>
264 </ol>
265 </section>
266
267 <section title="8. Meetings" anchor="meetings">
268
269 <ol><li> General meetings of the Club shall
270 be called at times designated by the
271 executive council, at the recommendations of the programme committee.</li>
272 <li> Special meetings may be called at any time
273 deemed necessary by the executive council or
274 by the faculty advisor.</li>
275 <li> All members shall be notified at
276 least two days prior to a forthcoming meeting.
277 Electronic mail and/or posting to Usenet will be considered sufficient
278 notification, though other forms of notification are also encouraged.</li>
279 <li> The Club shall hold meetings only in places
280 that are open to all members
281 of the Club.</li>
282 </ol>
283 </section>
284
285 <section title="9. Finances" anchor="finances">
286
287 <ol>
288
289 <li> The Treasurer shall present to the Club, before the end of each
290 academic term, a complete financial statement of the past period, and
291 a tentative budget for the following academic term.</li>
292
293 <li> The Treasurer shall present, as part of the tentative budget, a
294 recommended fee to be levied on the members in the following academic
295 period.</li>
296
297 <li> The signing officers shall be the Treasurer, and one of the
298 President or Vice-President.</li>
299
300 <li> At the end of each term, the President or his/her representative shall ensure
301 that the financial records are complete and accurate.</li>
302 </ol>
303 </section>
304
305 <section title="10. Amendments and Procedures" anchor="amendments">
306 <ol><li> Amendments to the constitution shall be made in the following
307 manner:
308
309 <ol><li> the proposed amendment shall be announced to all members via
310 one or more of
311
312 <ol><li> a general meeting</li>
313 <li> electronic mail</li>
314 <li> Usenet</li>
315 </ol></li>
316 <li> the proposed amendment shall be made available for viewing by all
317 members in the Computer Science Club office;</li>
318 <li> A business meeting shall be held
319 at least seven (7) days after the announcement and no more than thirty (30) days after;</li>
320 <li> At this business meeting,
321 the amendment shall be read again and voted upon.
322 Two thirds of those present
323 and voting shall be required to carry the amendment;</li>
324 </ol></li>
325
326 <li> A quorum necessary for the conduct of business
327 is defined as fifteen (15) members
328 or 2/3 of the membership, whichever is smaller.</li>
329
330 <li> Rulings on any point of procedure
331 not included in this constitution shall be
332 made by the President with approval of the faculty advisor.</li>
333 <li> The executive council must bring before the members,
334 within three (3) weeks,
335 any motions with the
336 signatures of ten (10) members affixed to it.</li>
337 <li> For a normal motion to pass, a simple majority is required.
338 For motions of impeachment and motions calling for new elections, a 2/3
339 majority is required, as is seven (7) days notice of voting on such a motion.
340 In addition, if such a motion is defeated, it cannot be brought before the
341 Club again within sixty (60) days.</li>
342 </ol>
343 </section>
344
345 <section title="11. Dissolution" anchor="dissolution">
346 <ol><li> In the event of dissolution of the Club,
347 all assets of the Club shall be
348 transferred to the Mathematics Society of the University of Waterloo.</li>
349 </ol>
350
351 </section>
352
353 <section title="12. Use of Club Resources" anchor="resources">
354
355 <ol><li> All resources under control of the Club are to be used in accordance with
356 the aims of the Club.</li>
357
358 <li> The President and Vice-President are jointly responsible
359 for the proper use of all Club
360 resources, except that the entire executive is responsible for the main Club
361 account on the main Math Faculty Computing Facility computer.
362 Permission to use a resource is automatically granted to someone responsible
363 for that resource, and optionally as determined by unanimous vote of those
364 responsible for a resource.
365 Granting permission to someone to use a resource does not make that person
366 responsible for the proper use of the resource, although the user is, of
367 course, responsible to the person granting permission.</li>
368 </ol>
369 </section>
370
371 <section title="Revision" anchor="revision">
372 <p>The constitution was last revised on 5 February 2004.</p>
373 </section>
374
375 <footer/>
376 </cscpage>