Added more stuff to the editing howto. Added content for office/.
[www/www.git] / docs / constitution.xml
1 <?xml version='1.0'?>
2
3 <!DOCTYPE cscpage SYSTEM "../csc.dtd">
4
5 <cscpage title="Constitution of the Computer Science Club of the University of Waterloo">
6
7 <header />
8
9 <section title="Name">
10 <ol><li> The name of this organization shall be the ``Computer Science Club
11 of the University of Waterloo''.</li>
12 </ol>
13 </section>
14 <section title="Purpose">
15 <ol><li> The Club is organized and will be operated exclusively for educational
16 and scientific purposes in furtherance of:</li>
17 <ol><li> promoting an increased knowledge of computer science and its applications.</li>
18 <li> promoting a greater interest in computer science and
19 its applications; and</li>
20 <li> <a name="comm">&#160;</a> providing a means of communication between persons
21 having interest in computer science.</li>
22 </ol>
23
24 <li> the above purposes will be fulfilled by the organization of
25 discussions and lectures with professionals and academics in the field
26 of computer science and related fields, co-operation with the Student
27 Chapter of the ACM of the University of Waterloo, the maintenance of a
28 library of materials related to computer science, the maintenance of
29 an office containing the library as an aid to aim (<a
30 href="#comm">1c</a>) above, and such other means as
31 decided by the club membership.</li>
32 </ol>
33 </section>
34
35 <section title="Membership">
36
37 <ol>
38
39 <li> Recognizing that the Computer Science Club has, in the past,
40 benefitted from the participation of individuals who were not
41 undergraduates at the University of Waterloo, full membership in this
42 organization shall be open to all members of the University of
43 Waterloo community.  This includes, but is not limited to, students,
44 staff, and faculty, and anyone who has previously belonged to one of
45 these categories.  In the event of a dispute, the Executive shall
46 decide whether an individual is eligible for full membership.<br />
47 At their discretion, the Executive may also allow individuals not satisfying
48 the above description to obtain a full membership.</li>
49
50 <li> Affiliate membership in this Club shall be open to all other
51 persons.  Affiliate members shall have all the rights of full members
52 except for the rights of voting and holding executive office.</li>
53
54 <li> A person is not a member until he or she has paid
55 the current membership
56 fee and has been issued a membership card.
57 Membership lasts until the end of the term in which it was issued.
58 The membership card indicates, at least, a member's name, membership number,
59 the term for which the membership is valid, and an indication that
60 the member is an associate member, if indeed that is true.
61 The membership fee is set from time to time by the Executive.</li>
62 </ol>
63 </section>
64
65 <section title="Officers">
66 <ol><li> The officers of the Club shall be:</li>
67 <ol><li> President</li>
68 <li> Vice-President</li>
69 <li> Secretary</li>
70 <li> Treasurer</li>
71 <li> System Administrator</li>
72 </ol>
73
74 <li> The faculty advisor shall be an ex-officio member of the
75         Club.</li>
76
77 <li> The choice of officers shall be limited to full members of the
78         Club.</li>
79
80 <li> All officers, other than the System Administrator, shall be
81 elected at a meeting to be held no later than three weeks after the
82 start of each school term, such start defined as the beginning of
83 lectures in the Winter and Spring terms, and as the beginning of
84 Orientation Week in the Fall term.</li>
85
86 <li> The election of officers shall be accomplished by the following
87         procedure:</li>
88
89 <ol>
90
91 <li> The past executive shall choose a willing Chief Returning
92 Officer, with duties defined below, set an election date, and set a
93 date for the opening of nominations such that the nomination period
94 (from the opening of nominations to 4:30 P.M.  on the day preceding
95 the elections) is at least one week.</li>
96
97 <li> Announcements of the election and the nomination procedure must
98 be distributed to all members by one or more of electronic mail,
99 Usenet, or posters in at least the Math and Computer building.</li>
100
101 <li> During the nomination period, the Chief Returning Officer (CRO)
102 shall be available to receive nominations for the posts of officers of
103 the club, either in person, by depositing nomination forms in the
104 CSC's mailbox in the MathSoc office, or by writing the nomination in a
105 place in the CSC office to be specified by the CRO.</li>
106
107 <li> A nomination shall consist of the nominee's name, and post(s)
108 nominated for.  Nominees must be full members of the Computer Science
109 Club.</li>
110
111 <li> The election shall commence with the offering of memberships for
112 sale.  After a reasonable time, control of the meeting is given to the
113 CRO who will manage the election of the President, Vice-President,
114 Treasurer, and Secretary, in that order.  Each election shall be
115 carried out by secret ballot, in a manner to be decided on by the CRO,
116 with the approval of the memberdip.  An accurate count of votes for
117 each candidate for each position must be made and recorded by the CRO.
118 A simple heads-down-hands-up method is considered acceptable.  As soon
119 as possible the CRO will announce the results of the election and the
120 winner will be removed from subsequent contests.  If this removal or
121 lack of nominations results in a vacant post, elections for such posts
122 may not be held at the election meeting, but elections for such posts
123 may be held at a later date, in accordance with the election
124 procedures.  The membership decides whether or not to hold extra
125 elections.</li>
126 </ol>
127
128 <li> Following the elections, it is the responsibility of the new executive
129 to select a System Administrator.  The selection of System Administrator must
130 then be ratified by the membership of the Club.  If a suitable System
131 Administrator is not available, then the executive may delay their selection
132 until one becomes available.  In this case the selection of System
133 Administrator must be ratified at the next meeting of the Club.</li>
134
135 <li> The faculty advisor shall be appointed by the present executive council
136 within three (3) weeks of each term's elections.  The faculty
137 advisor shall be a person having membership in the Association for Computing
138 Machinery and having a genuine interest in the Club.</li>
139
140 <li> Any two offices may be held by a single person if the President
141 deems this advisable, subject to the consent of the membership.</li>
142
143 <li> In the case of a resignation of an officer or officers, the membership
144 may call elections to replace such officer(s).
145 If they are called, they must follow the given election procedure.
146 Such elections would be for all offices which are vacant.</li>
147 </ol>
148 </section>
149
150 <section title="Duties of Officers">
151 <ol>
152
153 <li> The duties of the President shall be:</li>
154
155 <ol>
156 <li> to call and preside at all general, special, and executive
157 meetings of the Club;</li>
158
159 <li> to appoint all committees of the Club and the committee chairmen
160 of such committees, except the chairman of the programmes committee;
161 and</li>
162
163 <li> to audit, or to appoint a representative to audit, the financial
164 records of the club at the end of each academic term.</li>
165
166 </ol>
167
168 <li> The duties of the Vice-President shall be:</li>
169 <ol><li> to assume the duties of the President
170 in the event of the President's absence;</li>
171 <li> to act as chairman of the programmes committee; and</li>
172 <li> to assume those duties of the President
173 that are delegated to him by the President.</li>
174 </ol>
175
176 <li> The duties of the Secretary shall be:</li>
177 <ol><li> to keep minutes of all Club meetings;</li>
178 <li> to prepare the annual Club report for
179 approval by the executive council;</li>
180 <li> to care for all Club correspondence;</li>
181 </ol>
182
183 <li> The duties of the Treasurer shall be:</li>
184 <ol>
185 <li> to collect dues and maintain all financial and membership records;</li>
186 <li> to produce a financial or membership statement when requested;</li>
187 </ol>
188
189 <li> The duties of the System Administrator shall be:</li>
190 <ol>
191 <li> to chair the Systems Committee</li>
192 <li> to perform in conjunction with the Systems Committee, the duties listed
193 in <a href="#sysduties">7.2</a>.</li>
194 </ol>
195 </ol>
196 </section>
197 <section title="Executive Council">
198 <ol>
199
200 <li> The executive council shall consist of the present officers of
201 the Club and the faculty advisor.  The new executive council shall
202 take effect immediately following the installation of new officers or
203 a new faculty advisor.</li>
204
205 <li> The executive council has the power of a general assembly, though
206 an actual general assembly may overrule its decisions.  Minutes of the
207 executive council meetings shall be available for inspection by any
208 member of the Club and shall be filed with the Club records.  Further,
209 all recent executive council decisions shall be announced at the next
210 regular meeting of the club.</li>
211 </ol>
212 </section>
213 <section title="Committees">
214 <h3>Programme Committee</h3>
215 <ol><li>The programme committee shall be a standing committee.</li>
216 <li> The programme committee shall plan and arrange meetings of the Club in
217 accordance with apparent membership interests and the aims of the
218 Club as set forth in Section <a href="#purpose">2</a>.</li>
219
220 <li> The programme committee shall be responsible to the executive
221 council.</li>
222 </ol>
223
224 <h3>Systems Committee</h3>
225
226 <ol><li> The Systems Committee will be a standing committee, chaired by the 
227 Systems Administrator.</li>
228 <li> The Executive Council shall appoint members to the Systems Committee.
229 Such members should show interest and ability in Systems Administration.</li>
230 <li> The Systems Committee will collectively, under the leadership of the
231 Systems Administrator,</li>
232 <ol><li> to operate any and all equipment in the possession of the Club.</li>
233 <li> to maintain and upgrade the software on equipment that is operated by
234 the Club.</li>
235 <li> to facilitate the use of equipment that is operated by the
236           Club.</li>
237
238 </ol></ol>
239
240 <h3>Library Committee</h3>
241
242 <ol><li> The library committee will be a standing committee, headed by the
243 Librarian of the Computer Science Club.</li>
244 <li> The Librarian shall be selected by the Executive Council.</li>
245 <li> Either the Executive Council or the Librarian may appoint members to
246 the library committee.</li>
247 <li> The library committee will be responsible for</li>
248 <ol><li> purchasing new materials to be added to the Computer Science Club
249 library, with a target amount of money to spend indicated by the Treasurer;</li>
250 <li> keeping the library in some semblance of order;</li>
251 <li> in conjunction with the Systems Committee, maintaining an up-to-date,
252 online record of the materials in the library.</li>
253 </ol></ol>
254
255
256 <h3>Other Committees</h3>
257
258 <ol>
259 <li> The President, with approval of the executive council, may appoint such
260 temporary committees as is deemed necessary.</li>
261 </ol>
262 </section>
263
264 <section title="Meetings">
265
266 <ol><li> General meetings of the Club shall
267 be called at times designated by the
268 executive council, at the recommendations of the programme committee.</li>
269 <li> Special meetings may be called at any time
270 deemed necessary by the executive council or
271 by the faculty advisor.</li>
272 <li> All members shall be notified at
273 least two days prior to a forthcoming meeting.
274 Electronic mail and/or posting to Usenet will be considered sufficient
275 notification, though other forms of notification are also encouraged.</li>
276 <li> The Club shall hold meetings only in places
277 that are open to all members
278 of the Club.</li>
279 </ol>
280 </section>
281
282 <section title="Finances">
283
284 <ol>
285
286 <li> The Treasurer shall present to the Club, before the end of each
287 accademic term, a complete financial statement of the past period, and
288 a tentative budget for the following academic term.</li>
289
290 <li> The Treasurer shall present, as part of the tentative budget, a
291 recommended fee to be levied on the members in the following academic
292 period.</li>
293
294 <li> The signing officers shall be the Treasurer, and one of the
295 President or Vice-President.</li>
296
297 <li> At the end of each term, the President or his/her representative shall ensure
298 that the financial records are complete and accurate.</li>
299 </ol>
300 </section>
301
302 <section title="Amendments and Procedures">
303 <ol><li> Amendments to the constitution shall be made in the following
304 manner:</li>
305
306 <ol><li> the proposed amendment shall be announced to all members via
307 one or more of</li>
308
309 <ol><li> a general meeting</li>
310 <li> electronic mail</li>
311 <li> Usenet</li>
312 </ol>
313 <li> the proposed amendment shall be made available for viewing by all
314 members in the Computer Science Club office;</li>
315 <li> A business meeting shall be held
316 at least seven (7) days after the announcement and no more than thirty (30) days after;</li>
317 <li> At this business meeting,
318 the amendment shall be read again and voted upon.
319 Two thirds of those present
320 and voting shall be required to carry the amendment;</li>
321 </ol>
322
323 <li> A quorum necessary for the conduct of business
324 is defined as fifteen (15) members
325 or 2/3 of the membership, whichever is smaller.</li>
326
327 <li> Rulings on any point of procedure
328 not included in this constitution shall be
329 made by the President with approval of the faculty advisor.</li>
330 <li> The executive council must bring before the members,
331 within three (3) weeks,
332 any motions with the
333 signatures of ten (10) members affixed to it.</li>
334 <li> For a normal motion to pass, a simple majority is required.
335 For motions of impeachment and motions calling for new elections, a 2/3
336 majority is required, as is seven (7) days notice of voting on such a motion.
337 In addition, if such a motion is defeated, it cannot be brought before the
338 Club again within sixty (60) days.</li>
339 </ol>
340 </section>
341
342 <section title="Dissolution">
343 <ol><li> In the event of dissolution of the Club,
344 all assets of the Club shall be
345 transferred to the Mathematics Society of the University of Waterloo.</li>
346 </ol>
347
348 </section>
349
350 <section title="Use of Club Resources">
351
352 <ol><li> All resources under control of the Club are to be used in accordance with
353 the aims of the Club.</li>
354
355 <li> The President and Vice-President are jointly responsible
356 for the proper use of all Club
357 resources, except that the entire executive is responsible for the main Club
358 account on the main Math Faculty Computing Facility computer.
359 Permission to use a resource is automatically granted to someone responsible
360 for that resource, and optionally as determined by unanimous vote of those
361 responsible for a resource.
362 Granting permission to someone to use a resource does not make that person
363 responsible for the proper use of the resource, although the user is, of
364 course, responsible to the person granting permission.</li>
365 </ol>
366 </section>
367
368 <footer/>
369 </cscpage>