& -> &
[www/www.git] / docs / constitution.xml
1 <?xml version='1.0'?>
2
3 <!DOCTYPE cscpage SYSTEM "../csc.dtd">
4
5 <cscpage title="Constitution of the Computer Science Club of the University of Waterloo">
6
7 <header />
8
9 <section title="1. Name">
10 <ol><li> The name of this organization shall be the "Computer Science Club
11 of the University of Waterloo".</li>
12 </ol>
13 </section>
14 <section title="2. Purpose">
15 <ol><li><a name="purpose">The Club</a> is organized and will be operated exclusively for educational
16 and scientific purposes in furtherance of:</li>
17 <ul>
18 <li>a) promoting an increased knowledge of computer science and its applications.</li>
19 <li>b) promoting a greater interest in computer science and
20 its applications; and</li>
21 <li>c) <a name="comm">providing a means of communication between persons
22 having interest in computer science.</a></li>
23 </ul>
24
25 <li> the above purposes will be fulfilled by the organization of
26 discussions and lectures with professionals and academics in the field
27 of computer science and related fields, co-operation with the Student
28 Chapter of the ACM of the University of Waterloo, the maintenance of a
29 library of materials related to computer science, the maintenance of
30 an office containing the library as an aid to aim (<a
31 href="#comm">1c</a>) above, and such other means as
32 decided by the club membership.</li>
33 </ol>
34 </section>
35
36 <section title="3. Membership">
37
38 <ol>
39
40 <li>In compliance
41 with MathSoc regulations and in recognition of the club being
42 primarily targeted at undergraduate students, full membership is open
43 to all Social Members of the Mathematics Society
44 and restricted to the same.</li>
45
46 <li> Affiliate membership in this Club shall be open to all other
47 persons.  Affiliate members shall have all the rights of full members
48 except for the rights of voting and holding executive office.</li>
49
50 <li> A person is not a member until he or she has paid
51 the current membership
52 fee and has been issued a membership card.
53 Membership lasts until the end of the term in which it was issued.
54 The membership card indicates, at least, a member's name, membership number,
55 the term for which the membership is valid, and an indication that
56 the member is an associate member, if indeed that is true.
57 The membership fee is set from time to time by the Executive.</li>
58 </ol>
59 </section>
60
61 <section title="4. Officers">
62 <ol><li> The officers of the Club shall be:</li>
63 <ol><li> President</li>
64 <li> Vice-President</li>
65 <li> Secretary</li>
66 <li> Treasurer</li>
67 <li> System Administrator</li>
68 </ol>
69
70 <li> The faculty advisor shall be an ex-officio member of the
71         Club.</li>
72
73 <li> The choice of officers shall be limited to full members of the
74         Club.</li>
75
76 <li> All officers, other than the System Administrator, shall be
77 elected at a meeting to be held no later than three weeks after the
78 start of each school term, such start defined as the beginning of
79 lectures in the Winter and Spring terms, and as the beginning of
80 Orientation Week in the Fall term.</li>
81
82 <li> The election of officers shall be accomplished by the following
83         procedure:</li>
84
85 <ol>
86
87 <li> The past executive shall choose a willing Chief Returning
88 Officer, with duties defined below, set an election date, and set a
89 date for the opening of nominations such that the nomination period
90 (from the opening of nominations to 4:30 P.M.  on the day preceding
91 the elections) is at least one week.</li>
92
93 <li> Announcements of the election and the nomination procedure must
94 be distributed to all members by one or more of electronic mail,
95 Usenet, or posters in at least the Math and Computer building.</li>
96
97 <li> During the nomination period, the Chief Returning Officer (CRO)
98 shall be available to receive nominations for the posts of officers of
99 the club, either in person, by depositing nomination forms in the
100 CSC's mailbox in the MathSoc office, or by writing the nomination in a
101 place in the CSC office to be specified by the CRO.</li>
102
103 <li> A nomination shall consist of the nominee's name, and post(s)
104 nominated for.  Nominees must be full members of the Computer Science
105 Club.</li>
106
107 <li> The election shall commence with the offering of memberships for
108 sale.  After a reasonable time, control of the meeting is given to the
109 CRO who will manage the election of the President, Vice-President,
110 Treasurer, and Secretary, in that order.  Each election shall be
111 carried out by secret ballot, in a manner to be decided on by the CRO,
112 with the approval of the memberdip.  An accurate count of votes for
113 each candidate for each position must be made and recorded by the CRO.
114 A simple heads-down-hands-up method is considered acceptable.  As soon
115 as possible the CRO will announce the results of the election and the
116 winner will be removed from subsequent contests.  If this removal or
117 lack of nominations results in a vacant post, elections for such posts
118 may not be held at the election meeting, but elections for such posts
119 may be held at a later date, in accordance with the election
120 procedures.  The membership decides whether or not to hold extra
121 elections.</li>
122 </ol>
123
124 <li> Following the elections, it is the responsibility of the new executive
125 to select a System Administrator.  The selection of System Administrator must
126 then be ratified by the membership of the Club.  If a suitable System
127 Administrator is not available, then the executive may delay their selection
128 until one becomes available.  In this case the selection of System
129 Administrator must be ratified at the next meeting of the Club.</li>
130
131 <li> The faculty advisor shall be appointed by the present executive council
132 within three (3) weeks of each term's elections.  The faculty
133 advisor shall be a person having membership in the Association for Computing
134 Machinery and having a genuine interest in the Club.</li>
135
136 <li> Any two offices may be held by a single person if the President
137 deems this advisable, subject to the consent of the membership.</li>
138
139 <li> In the case of a resignation of an officer or officers, the membership
140 may call elections to replace such officer(s).
141 If they are called, they must follow the given election procedure.
142 Such elections would be for all offices which are vacant.</li>
143 </ol>
144 </section>
145
146 <section title="5. Duties of Officers">
147 <ol>
148
149 <li> The duties of the President shall be:</li>
150
151 <ol>
152 <li> to call and preside at all general, special, and executive
153 meetings of the Club;</li>
154
155 <li> to appoint all committees of the Club and the committee chairmen
156 of such committees, except the chairman of the programmes committee;
157 and</li>
158
159 <li> to audit, or to appoint a representative to audit, the financial
160 records of the club at the end of each academic term.</li>
161
162 </ol>
163
164 <li> The duties of the Vice-President shall be:</li>
165 <ol><li> to assume the duties of the President
166 in the event of the President's absence;</li>
167 <li> to act as chairman of the programmes committee; and</li>
168 <li> to assume those duties of the President
169 that are delegated to him by the President.</li>
170 </ol>
171
172 <li> The duties of the Secretary shall be:</li>
173 <ol><li> to keep minutes of all Club meetings;</li>
174 <li> to prepare the annual Club report for
175 approval by the executive council;</li>
176 <li> to care for all Club correspondence;</li>
177 </ol>
178
179 <li> The duties of the Treasurer shall be:</li>
180 <ol>
181 <li> to collect dues and maintain all financial and membership records;</li>
182 <li> to produce a financial or membership statement when requested;</li>
183 </ol>
184
185 <li> The duties of the System Administrator shall be:</li>
186 <ol>
187 <li> to chair the Systems Committee</li>
188 <li> to perform in conjunction with the Systems Committee, the duties listed
189 in <a href="#sysduties">7.2</a>.</li>
190 </ol>
191 </ol>
192 </section>
193 <section title="6. Executive Council">
194 <ol>
195
196 <li> The executive council shall consist of the present officers of
197 the Club and the faculty advisor.  The new executive council shall
198 take effect immediately following the installation of new officers or
199 a new faculty advisor.</li>
200
201 <li> The executive council has the power of a general assembly, though
202 an actual general assembly may overrule its decisions.  Minutes of the
203 executive council meetings shall be available for inspection by any
204 member of the Club and shall be filed with the Club records.  Further,
205 all recent executive council decisions shall be announced at the next
206 regular meeting of the club.</li>
207 </ol>
208 </section>
209 <section title="7. Committees">
210 <h3>1. Programme Committee</h3>
211 <ol><li>The programme committee shall be a standing committee.</li>
212 <li> The programme committee shall plan and arrange meetings of the Club in
213 accordance with apparent membership interests and the aims of the
214 Club as set forth in Section <a href="#purpose">2</a>.</li>
215
216 <li> The programme committee shall be responsible to the executive
217 council.</li>
218 </ol>
219
220 <h3><a name="sysduties">2. Systems Committee</a></h3>
221
222 <ol><li> The Systems Committee will be a standing committee, chaired by the 
223 Systems Administrator.</li>
224 <li> The Executive Council shall appoint members to the Systems Committee.
225 Such members should show interest and ability in Systems Administration.</li>
226 <li> The Systems Committee will collectively, under the leadership of the
227 Systems Administrator,</li>
228 <ol><li> to operate any and all equipment in the possession of the Club.</li>
229 <li> to maintain and upgrade the software on equipment that is operated by
230 the Club.</li>
231 <li> to facilitate the use of equipment that is operated by the
232           Club.</li>
233
234 </ol></ol>
235
236 <h3>3. Library Committee</h3>
237
238 <ol><li> The library committee will be a standing committee, headed by the
239 Librarian of the Computer Science Club.</li>
240 <li> The Librarian shall be selected by the Executive Council.</li>
241 <li> Either the Executive Council or the Librarian may appoint members to
242 the library committee.</li>
243 <li> The library committee will be responsible for</li>
244 <ol><li> purchasing new materials to be added to the Computer Science Club
245 library, with a target amount of money to spend indicated by the Treasurer;</li>
246 <li> keeping the library in some semblance of order;</li>
247 <li> in conjunction with the Systems Committee, maintaining an up-to-date,
248 online record of the materials in the library.</li>
249 </ol></ol>
250
251
252 <h3>4. Other Committees</h3>
253
254 <ol>
255 <li> The President, with approval of the executive council, may appoint such
256 temporary committees as is deemed necessary.</li>
257 </ol>
258 </section>
259
260 <section title="8. Meetings">
261
262 <ol><li> General meetings of the Club shall
263 be called at times designated by the
264 executive council, at the recommendations of the programme committee.</li>
265 <li> Special meetings may be called at any time
266 deemed necessary by the executive council or
267 by the faculty advisor.</li>
268 <li> All members shall be notified at
269 least two days prior to a forthcoming meeting.
270 Electronic mail and/or posting to Usenet will be considered sufficient
271 notification, though other forms of notification are also encouraged.</li>
272 <li> The Club shall hold meetings only in places
273 that are open to all members
274 of the Club.</li>
275 </ol>
276 </section>
277
278 <section title="9. Finances">
279
280 <ol>
281
282 <li> The Treasurer shall present to the Club, before the end of each
283 accademic term, a complete financial statement of the past period, and
284 a tentative budget for the following academic term.</li>
285
286 <li> The Treasurer shall present, as part of the tentative budget, a
287 recommended fee to be levied on the members in the following academic
288 period.</li>
289
290 <li> The signing officers shall be the Treasurer, and one of the
291 President or Vice-President.</li>
292
293 <li> At the end of each term, the President or his/her representative shall ensure
294 that the financial records are complete and accurate.</li>
295 </ol>
296 </section>
297
298 <section title="10. Amendments and Procedures">
299 <ol><li> Amendments to the constitution shall be made in the following
300 manner:</li>
301
302 <ol><li> the proposed amendment shall be announced to all members via
303 one or more of</li>
304
305 <ol><li> a general meeting</li>
306 <li> electronic mail</li>
307 <li> Usenet</li>
308 </ol>
309 <li> the proposed amendment shall be made available for viewing by all
310 members in the Computer Science Club office;</li>
311 <li> A business meeting shall be held
312 at least seven (7) days after the announcement and no more than thirty (30) days after;</li>
313 <li> At this business meeting,
314 the amendment shall be read again and voted upon.
315 Two thirds of those present
316 and voting shall be required to carry the amendment;</li>
317 </ol>
318
319 <li> A quorum necessary for the conduct of business
320 is defined as fifteen (15) members
321 or 2/3 of the membership, whichever is smaller.</li>
322
323 <li> Rulings on any point of procedure
324 not included in this constitution shall be
325 made by the President with approval of the faculty advisor.</li>
326 <li> The executive council must bring before the members,
327 within three (3) weeks,
328 any motions with the
329 signatures of ten (10) members affixed to it.</li>
330 <li> For a normal motion to pass, a simple majority is required.
331 For motions of impeachment and motions calling for new elections, a 2/3
332 majority is required, as is seven (7) days notice of voting on such a motion.
333 In addition, if such a motion is defeated, it cannot be brought before the
334 Club again within sixty (60) days.</li>
335 </ol>
336 </section>
337
338 <section title="11. Dissolution">
339 <ol><li> In the event of dissolution of the Club,
340 all assets of the Club shall be
341 transferred to the Mathematics Society of the University of Waterloo.</li>
342 </ol>
343
344 </section>
345
346 <section title="12. Use of Club Resources">
347
348 <ol><li> All resources under control of the Club are to be used in accordance with
349 the aims of the Club.</li>
350
351 <li> The President and Vice-President are jointly responsible
352 for the proper use of all Club
353 resources, except that the entire executive is responsible for the main Club
354 account on the main Math Faculty Computing Facility computer.
355 Permission to use a resource is automatically granted to someone responsible
356 for that resource, and optionally as determined by unanimous vote of those
357 responsible for a resource.
358 Granting permission to someone to use a resource does not make that person
359 responsible for the proper use of the resource, although the user is, of
360 course, responsible to the person granting permission.</li>
361 </ol>
362 </section>
363
364 <section title="Revision">
365 <p>The constitution was last revised on 5 February 2004.</p>
366 </section>
367
368 <footer/>
369 </cscpage>