& -> &
[www/www.git] / docs / execmanual / vice-president.xml
1 <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
2 <chapter>
3   <title>Vice President</title>
4
5   <para>This chapter covers various useful notes for the CSC vice president,
6   ranging from who to call for room bookings to how to promote your events.</para>
7
8   <sect1>
9     <title>Planning events</title>
10
11     <para>So, you&#39;re the CSC Vice President and you want to (hopefully)
12     have the CSC host some really cool events this term. This chapter should
13     help you get started with that.</para>
14
15     <para>For starters, the most important thing to remember is this:
16     <emphasis>plan your events early!</emphasis>. I recommend about 2 to 3
17     weeks in advance. This rough timeline should help:</para>
18
19     <itemizedlist>
20       <listitem>
21         <para>2-3 weeks in advance: Get a title and abstract for the event
22         from the speaker as well as a date and time.</para>
23       </listitem>
24
25       <listitem>
26         <para>2 weeks in advance: Book the room and any necessary equipment
27         (projectors etc). Make posters for the event. Make initial
28         announcements on Usenet and possibly by e-mail.</para>
29       </listitem>
30
31       <listitem>
32         <para>2 Days in advance: E-mail <email>credmond@uwaterloo.ca</email>
33         to get the event into the Daily Bulletin. Include a short
34         (one-paragraph) description.</para>
35       </listitem>
36
37       <listitem>
38         <para>Day of the event: Try to be at the event, or find someone who
39         will be to make sure things go smoothly. Remember to get the projector
40         if necessary. If there are people in the room you booked, ask them to
41         leave politely. Mention that you have the room booked. Get
42         refreshments to the room as necessary. Introduce the speaker.</para>
43       </listitem>
44
45       <listitem>
46         <para>After the event: Thank the speaker in front of the audience and
47         applaud. Offer to take the speaker out for dinner. Clean up the room
48         and return any loaned equipment. Write him or her a cheque for any
49         expenses if necessary. For out-of-town speakers a small gift might be
50         nice.</para>
51       </listitem>
52     </itemizedlist>
53
54     <para>The rest of this chapter will outline various tips that should be
55     useful when running events and suggest some events that you might want to
56     run.</para>
57
58     <sect2>
59       <title>Getting ideas and speakers for events</title>
60
61       <para>Obviously you will have to start your planning by coming up with
62       an event. Here are some types of events you might want to hold:</para>
63
64       <itemizedlist>
65         <listitem>
66           <para>Talks held by CSC members. Ask around, there are probably a
67           few members who have interesting things to give talks on. In the
68           past CSC members have given talks about programming languages they
69           like, Operating Systems, research projects, etc.</para>
70         </listitem>
71
72         <listitem>
73           <para>Talks held by Faculty: Simply ask your CS profs, or get other
74           exec to ask their profs or interesting faculty. Approaching faculty
75           in person might get you better results than e-mailing, but be sure
76           to follow up with an e-mail so that you have something written to
77           remind them.</para>
78         </listitem>
79
80         <listitem>
81           <para>Out-of-town speakers. The <ulink
82           url="http://www.acm.org/chapters/stu/">ACM student chapter website</ulink>
83           has a section called &#34;Lectureship series&#34; where you can find
84           information on getting an ACM Distinguished Lecturer. You can also
85           simply approach interesting people (in Academia, Industry or the
86           Free Software scene) by e-mail and ask them if they&#39;d like to
87           come and give a talk (or a few talks). Don&#39;t be afraid to ask
88           high-profile people, the worst you can get is a &#34;no.&#34; Be
89           sure to have the treasurer budget money to pay for the guest
90           speaker&#39;s expenses. If you can, try to pay for travel expenses
91           (unless the speaker offers), but at the very least arrange for meals
92           and accomodation as well as transport from the airport or bus/train
93           station if necessary.</para>
94         </listitem>
95
96         <listitem>
97           <para>Special events. In the past we&#39;ve had an event called
98           &#34;Pints with Profs&#34; where we invited the CS faculty (<email>cs-faculty@cs.uwaterloo.ca</email>)
99           and any interested CS students to come out to a pub. The Bomber is a
100           convenient location but we&#39;ve found their catering to be
101           expensive. Weaver&#39;s Arms (in WCRI) might be a good alternative.
102           Be sure to budget this with Mathsoc, so you can pay for free food.
103           Try to get both meat and vegetarian alternatives (e.g. Wings and
104           Veggie Platters). Make sure you publicise this event very well, and
105           don&#39;t hesitate to ask the profs to announce it in class (giving
106           them overheads might be a good idea). This is definitely an event
107           you should try to hold. If you can think of any other special
108           events, go right ahead, be creative! Be sure to add them here.</para>
109         </listitem>
110
111         <listitem>
112           <para>Tutorials. Usually we hold a few UNIX tutorials at the
113           beginning of the term. These are quite popular and you can get
114           Faculty (especiall the first and second-year CS profs) to announce
115           them in class. Be sure to book a lab. If there are more than one or
116           two other people in the lab, politely ask them to leave - in our
117           experience, asking such groups to be quiet doesn&#39;t usually work
118           very well. Aside from UNIX you could have tutorials for LaTeX, some
119           programming language, some programming problem (e.g. &#34;Writing a
120           raytracer&#34;) or anything you think would be useful for people to
121           learn. </para>
122         </listitem>
123
124         <listitem>
125           <para>Contests. Programming contests can be a lot of fun and will
126           certainly raise interest in the club. Try to get nice prizes so that
127           you can attract a large group of contestants. Be sure to have the
128           rules and the environment set up early on. Game solving contests are
129           a good idea (this can range from writing programs to play
130           rock-paper-scissors to having programs compete at playing chess),
131           demo programming contests can also be fun or you might go for
132           something more useful. It&#39;s up to you - be creative!</para>
133         </listitem>
134
135         <listitem>
136           <para>Anything else you can think of. Be imaginative and ask for
137           suggestions. The ACM website also has some good suggestions for
138           events. Don&#39;t limit yourself to computer-related events - a
139           volleyball match against the Pure Math Club might be fun.</para>
140         </listitem>
141       </itemizedlist>
142     </sect2>
143
144     <sect2>
145       <title>Announcing the event: Posters and Posts</title>
146
147       <para>Once you have the abstract and the room booked you should get the
148       word out. For starters you should send an announcement to the uw.csc
149       newsgroup and possibly to the members by e-mail (try to reserve the
150       latter for special events, although an update with upcoming events every
151       now and then might be a good idea).</para>
152
153       <para>You&#39;ll also want to make printed posters. Simon Law made a
154       <filename>cscposter.cls</filename> file for LaTeX which can be used to
155       generate nice-looking posters in letter format. Try to not have too much
156       text on the posters so that they grab more attention. Getting posters
157       out earlier rather than later is definitely beneficial. To actually
158       distribute posters you should use several methods:</para>
159
160       <itemizedlist>
161         <listitem>
162           <para>Put up the posters on the CSC boards. There are 3 boards: a
163           small one right by the door of MC3036, a large one in the 3rd floor
164           hallway of the MC and another large one on the second floor of the
165           MC (directly below the third floor hallway).</para>
166         </listitem>
167
168         <listitem>
169           <para>Give 6 posters to Mathsoc. Just drop by 6 posters in the
170           Mathsoc office and they&#39;ll put them up around the MC and DC.</para>
171         </listitem>
172
173         <listitem>
174           <para>Make use of the FEDS poster run. FEDS offers a (reasonably
175           cheap) poster run where they will distribute many posters around
176           campus. Check the <ulink
177           url="http://www.feds.uwaterloo.ca/services/marketing.html">FEDS
178           marketing website</ulink> for pricing and information on how to use
179           it. While we aren&#39;t a FEDS club, we are part of MathSoc, so try
180           to get the &#34;student society&#34; price. Also, make sure you
181           budget for this from Mathsoc, you can probably get funds from them
182           to use this.</para>
183         </listitem>
184       </itemizedlist>
185
186       <para>There are other ways to get people to know about the event. If the
187       event is relevant to classes, try to convince profs to announce it in
188       class (giving them an overhead with the details is a good idea). Also,
189       have the event announced in the Daily Bulletin (a daily update on the UW
190       website about what&#39;s happening on campus). To do so, e-mail Chris
191       Redmond (<email>credmond@uwaterloo.ca</email>).</para>
192
193       <para>Word of mouth is another important channel. Tell others in the CSC
194       (both executives and members) to tell their friends about events. Tell
195       your own friends and classmates about events that they might find
196       interesting. Word of mouth is often how events get most of their
197       publicity.</para>
198
199       <para>Lastly, you&#39;ll want to add the event to the website. Contact
200       the CSC webmaster (or if there is none, the sysadmin) to have him or her
201       do that for you, or find out how to do it yourself. This way others can
202       check for events on the website, and you can also conveniently point
203       people there if they ask, &#34;What events is the CSC offering this
204       term?&#34;</para>
205     </sect2>
206   </sect1>
207
208 </chapter>