Adding confidentiality section
authorGianni Gambetti <gianni@gambetti.ca>
Thu, 19 Mar 2015 18:52:06 +0000 (14:52 -0400)
committerGianni Gambetti <gianni@gambetti.ca>
Fri, 20 Mar 2015 18:02:01 +0000 (14:02 -0400)
Added what and who for information sharing.
Also changed the wording for the officer handling the complaint, they are now
 known as the Handling Officer.

about/code-of-conduct.xml

index 8aec2ad..613db18 100644 (file)
     you may contact the <a href="../about/exec#advisor">Faculty Advisor</a>.
   </p>
   <p>
-    All complaints will be dealt with confidentially.
-<!-- How, and what does this mean? What information is kept on record, and what isn't? -->
-  </p>
-  <p>
-    Upon receiving a complaint The Officer will inform the first of the
+    Upon receiving a complaint the Officer will inform the first of the
     following people who is not personally involved in the situation, or in a
     close relationship with the someone involved in the situation and is
-    available, and this person shall handle the complaint.
+    available, and this person shall handle the complaint and shall here after
+    be referred to as the Handling Officer.
     <ol>
       <li>
         The President
     </ol>
   </p>
   <p>
-    The Officer handling the complaint will interview the subject of the
-    complaint and any witnesses and consult with other relevant Officers.
-    The Officer handling the complaint shall always consult with at
-    least one other Officer.
+    The Handling Officer will interview the subject of the complaint and any
+    witnesses and consult with other relevant Officers. The Handling Officer
+    shall always consult with at least one other Officer.
   </p>
 </section>
 
 <section title="Consequences of Unacceptable Behaviour" anchor="consequences">
   <p>
-    After having done so, the Officer handling the complaint shall use their
-    best judgment to determine if the complaint is valid and, if so, determine
-    with the relevant Officers the appropriate action to ensure that the
-    complainant feels welcome in the Computer Science Club community and to
-    avoid a subsequent incident:
+    After having done so, the Handling Officer shall use their best judgment to
+    determine if the complaint is valid and, if so, determine with the relevant
+    Officers the appropriate action to ensure that the complainant feels
+    welcome in the Computer Science Club community and to avoid a subsequent
+    incident:
     <ul>
       <li>
         A warning.
     </ul>
   </p>
   <p>
-    The Officer handling the complaint shall inform the complainant of the
-    resolution of the issue and inform both the complainant and the subject
-    of their right to appeal the decision.
+    The Handling Officer shall inform the complainant of the resolution of the
+    issue and inform both the complainant and the subject of their right to
+    appeal the decision.
   </p>
 </section>
 
 <section title="Addressing Grievances" anchor="grievances">
   <p>
-    If either the complainant or the subject disagree with the decision made
-    by the Officer handling the complaint, they can appeal to the Officers, who
-    can overturn the decision with a majority vote.
+    If either the complainant or the subject disagree with the decision made by
+    the Handling Officer, they can appeal to the Officers, who can overturn the
+    decision with a majority vote.
   </p>
   <p>
     No Officer who was personally involved in the complaint, or is in a close
   </p>
 </section>
 
+<section title="Confidentiality" anchor="confidential">
+  <p>
+    The Club recognizes that all members have a right to privacy, and will
+    handle complaints confidentially.
+  </p>
+  <p>
+    <strong>Information that will be kept in Club records and be available to
+    Officers in the future will be limited to</strong>: the date the complaint
+    was made, the name of the subject of the complaint, the name of the
+    Handling Officer, the decision made on the complaint, the date the decision
+    on the complaint was made, and if applicable, the date of the appeal, the
+    party making the appeal (Complainant or Subject), the decision made on the
+    appeal by the Officers, and the date of the Officers decision on the appeal.
+  </p>
+  <p>
+    <strong>The information the Handling Officer will keep records of, in
+    addition to the information kept in the Club records, will be limited to
+    </strong>: the name of the complainant, and a summary of the complaint.
+    This information will be available to Officers that are handling future
+    complaints if it is requested and the Handling Officer deems it relevant to
+    the new complaint.
+  </p>
+</section>
+
 <section title="Scope" anchor="scope">
   <ul>
     <li>